Ikrafttrædelsesdato: 1. april 2026.
Senest opdateret: 22. marts 2026.

1. Introduktion

TheraFiles.ai (“TheraFiles”, “vi”, “os” eller “vores”) leverer praksisadministrationssoftware, der er designet til fagpersoner inden for mental sundhed, herunder psykiatere, psykologer, psykoterapeuter, rådgivere samt klinikker eller organisationer inden for mental sundhed.

Denne privatlivspolitik forklarer, hvordan vi indsamler, bruger, opbevarer, videregiver og på anden måde behandler personoplysninger via vores website, vores macOS- og iOS-apps, vores licens- og supportinfrastruktur samt relaterede tjenester.

Da TheraFiles er designet til brug i praksis inden for mental sundhed, kan Tjenesterne omfatte behandling af meget følsomme oplysninger, herunder sundhedsrelaterede og kliniske data, som indtastes af professionelle brugere. Vi tilstræber derfor at anvende sikkerhedsforanstaltninger, der er passende i forhold til arten og følsomheden af de behandlede data.

2. Hvem vi er

For konto-, website-, abonnements-, licens-, support- og forretningsadministrationsdata er den dataansvarlige:

CureClass | Dimitrios Papadimitriadis
11-15 Aristotelous st., Athens 104 32, Greece
support @ therafiles.ai
therafiles.ai

Hvis De er patient eller klient hos en terapeut, psykiater, psykolog, psykoterapeut, rådgiver eller klinik, der bruger TheraFiles, er denne fagperson eller organisation som udgangspunkt dataansvarlig for Deres kliniske data, og TheraFiles fungerer som udgangspunkt som databehandler på deres vegne. (EUR-Lex)

3. Omfanget af denne privatlivspolitik

Denne privatlivspolitik gælder for personoplysninger, der behandles via:

• TheraFiles’ website;
• TheraFiles’ macOS- og iOS-apps;
• kontoregistrering og godkendelse;
• arbejdsgange for licensering, abonnement, fornyelse og fakturering;
• Storage-tilføjelsen;
• Email/WhatsApp Reminders-tilføjelsen;
• support og kontorelateret kommunikation;
• applikationens API og infrastruktur til licensvalidering;
• AI-assisterede funktioner, der stilles til rådighed i Tjenesterne.

Denne privatlivspolitik erstatter ikke en eventuel privatlivsmeddelelse, som en terapeut, klinik eller organisation kan give direkte til sine egne patienter eller klienter.

4. Kategorier af personoplysninger, vi behandler

Afhængigt af hvordan Tjenesterne anvendes, kan vi behandle følgende kategorier af personoplysninger.

4.1 Konto- og faglige oplysninger

• fulde navn;
• e-mailadresse;
• telefonnummer;
• faglig titel;
• navn på praksis, klinik eller organisation;
• land;
• foretrukket sprog;
• login-, godkendelses- og kontosikkerhedsdata.

4.2 Licens-, abonnements- og faktureringsdata

• licenstype og -status;
• abonnementsoplysninger;
• fornyelsesdatoer;
• valgte tilføjelser;
• faktureringsadresse;
• moms- eller skatterelaterede oplysninger;
• betalingsstatus;
• transaktions- og faktureringsmetadata.

4.3 Tekniske data og brugsdata

• IP-adresse;
• oplysninger om enhed og operativsystem;
• appversion;
• godkendelseslogs;
• sikkerhedslogs;
• API-brugslogs;
• driftsdiagnostik;
• fejlsøgningsdata.

4.4 Praksisadministrations- og kommunikationsdata

• aftaleoplysninger;
• status for levering af påmindelser;
• modtagernes e-mailadresser og telefonnumre, der anvendes til påmindelser;
• fakturaer og refusionsattester;
• identiteter på samarbejdspartnere, tilladelser og adgangsroller.

4.5 Kliniske data og data i særlige kategorier

Når de indtastes, uploades, importeres, dikteres eller på anden måde behandles af den professionelle bruger, kan TheraFiles behandle meget følsomme personoplysninger, herunder:

• noter;
• sessionsjournaler;
• kliniske resuméer;
• behandlingsplaner;
• henvisningsbreve;
• psykometriske data;
• oplysninger om mental sundhed og andre sundhedsrelaterede oplysninger.

I henhold til GDPR er oplysninger om helbred en særlig kategori af personoplysninger, der kræver øget beskyttelse.

4.6 AI-relaterede behandlingsdata

Når en bruger vælger at anvende AI-assisteret funktionalitet, kan udvalgte data blive behandlet med henblik på at generere:

• udkast til kliniske resuméer;
• udkast til behandlingsplaner;
• udkast til henvisningsbreve;
• strukturerede kliniske eller administrative udkast.

5. Hvordan vi indsamler personoplysninger

Vi indsamler personoplysninger:

• direkte fra brugere, når de registrerer sig, abonnerer, køber, fornyer, kontakter os eller på anden måde bruger Tjenesterne;
• når brugere indtaster, uploader, dikterer, importerer, organiserer eller deler data i appen;
• når brugere aktiverer eller bruger tilføjelser;
• via godkendelses-, sikkerheds-, API- og driftslogs;
• via kundesupport, servicemeddelelser og kontokommunikation;
• via betalings- og fornyelsesarbejdsgange.

6. Formål med behandlingen

Vi behandler personoplysninger til følgende formål:

• at oprette og administrere konti;
• at udstede, validere, forny, suspendere og administrere softwarelicenser;
• at levere kernesoftwaren og eventuelle købte tilføjelser;
• at levere sikker backupfunktionalitet, hvor Storage-tilføjelsen er aktiveret;
• at sende aftalepåmindelser via e-mail og/eller WhatsApp, hvor dette er aktiveret;
• at understøtte deling og samarbejde mellem autoriserede brugere;
• at generere fakturaer og refusionsrelaterede dokumenter;
• at levere AI-assisterede udkastværktøjer;
• at opretholde sikkerhed, forebygge svindel, opdage misbrug og beskytte tjenestens integritet;
• at yde support og kontorelateret assistance;
• at sende servicemeddelelser, fornyelsesmeddelelser og anden nødvendig kommunikation;
• at overholde juridiske, skattemæssige, regnskabsmæssige og regulatoriske forpligtelser;
• at etablere, gøre gældende eller forsvare retskrav;
• at håndhæve vores kontraktlige rettigheder og vilkår.

7. Retsgrundlag for behandlingen

Hvor GDPR finder anvendelse, baserer vi os på et eller flere af følgende retsgrundlag:

• opfyldelse af en kontrakt, hvor behandling er nødvendig for at levere Tjenesterne, licenser, tilføjelser, support eller relateret funktionalitet, som brugeren anmoder om;
• overholdelse af en retlig forpligtelse, hvor behandling er nødvendig for at overholde skattemæssige, regnskabsmæssige, sikkerhedsmæssige eller andre lovkrav;
• legitime interesser, herunder tjenestesikkerhed, forebyggelse af svindel, systemintegritet, kundesupport samt pålidelig drift og forbedring af Tjenesterne, medmindre sådanne interesser tilsidesættes af gældende rettigheder og interesser;
• samtykke, hvor samtykke kræves i henhold til gældende lovgivning.

Hvor sundheds- eller kliniske data behandles via platformen, udføres denne behandling som udgangspunkt af den relevante professionelle bruger eller organisation, der fungerer som dataansvarlig, mens TheraFiles behandler sådanne data på deres vegne i henhold til gældende kontraktuelle aftaler.

8. Integration med Apple Kalender

TheraFiles gør det muligt for brugere at oprette, opdatere og slette aftalebegivenheder direkte i Apple Kalender ved hjælp af Apples indbyggede EventKit-framework — der er ingen ekstern API- eller serverkommunikation involveret.

• Alle kalenderhandlinger foregår lokalt på enheden med brugerens udtrykkelige tilladelse til at få adgang til kalenderdata.
• TheraFiles gemmer, overfører eller synkroniserer ikke oplysninger fra Apple Kalender til eksterne servere — alle begivenhedsdata forbliver fuldt ud i brugerens Apple-økosystem, herunder Kalender og iCloud.
• Brugere kan til enhver tid tilbagekalde kalenderadgang via iOS/macOS-systemindstillinger, hvilket straks forhindrer yderligere ændringer af begivenheder fra appen.

9. Synkronisering af Google Kalender-data

TheraFiles tilgår Google Kalender-data for at oprette, opdatere og slette aftalebegivenheder i brugerens valgte kalender.

• Appen gemmer kun OAuth-refresh-tokenet i brugerens iCloud-nøglering og det valgte kalender-id/-navn. Ingen kalenderdata gemmes på nogen TheraFiles-server.
• Al kommunikation med Google Kalender API foregår direkte mellem brugerens enhed og Googles servere.
• Brugere kan til enhver tid afbryde forbindelsen til Google Kalender fra appens indstillinger, hvilket sletter alle gemte tokens.
• TheraFiles’ brug og overførsel af oplysninger modtaget fra Google API’er overholder Google API Services User Data Policy, herunder kravene om begrænset brug.

10. Roller som dataansvarlig/databehandler

10.1 Vi fungerer som dataansvarlig for:

• data om brug af websitet;
• data om kontoregistrering;
• licens-, abonnements- og faktureringsdata;
• supportkommunikation;
• forretningsadministrationsdata;
• sikkerheds-, godkendelses- og driftslogs vedrørende vores egen infrastruktur og Tjenester.

10.2 Vi fungerer som databehandler for:

• patient- eller klientjournaler;
• kliniske noter og dokumentation;
• aftale- og påmindelsesrelaterede data, der behandles på vegne af den professionelle bruger;
• filer, journaler og indhold, som professionelle brugere opbevarer i applikationen.

11. Hvor data opbevares og behandles

Baseret på vores nuværende infrastrukturkonfiguration:

• data, der indtastes i applikationen, opbevares i applikationsmiljøet;
• hvor Storage-tilføjelsen er aktiveret, opbevares backupdata ved brug af IDrive®-infrastruktur placeret i Frankfurt, Tyskland;
• licenshosting og applikationens API hostes på Leaseweb®-infrastruktur placeret i Amsterdam, Nederlandene;
• WhatsApp-relateret kommunikation leveres via Meta®-infrastruktur i Irland;
• AI-assisterede funktioner leveres ved brug af Mistral®-infrastruktur placeret i Paris, Frankrig, som konfigureret til Tjenesterne.

Vi designer vores infrastruktur, så personoplysninger er tiltænkt hostet og behandlet inden for Den Europæiske Union/Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde.

11.1 Internationale overførsler

Baseret på vores nuværende servicearkitektur og leverandørkonfiguration har vi ikke til hensigt at overføre personoplysninger uden for Den Europæiske Union/Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde. Hvis dette ændrer sig, vil vi opdatere denne privatlivspolitik og, hvor det kræves, implementere passende sikkerhedsforanstaltninger i overensstemmelse med gældende lovgivning. GDPR-rammen for internationale overførsler samt forpligtelser for dataansvarlige/databehandlere fremgår af forordningen og relaterede EU-implementeringsmaterialer.

12. AI-assisterede funktioner

TheraFiles indeholder AI-assisteret funktionalitet, der har til formål at reducere den administrative byrde og understøtte kliniske arbejdsgange.

Når en professionel bruger vælger at anvende disse funktioner:

• kan udvalgte data blive behandlet med henblik på at generere udkast;
• genereres output automatisk og kan delvist være unøjagtigt, ufuldstændigt eller upassende;
• skal alt AI-genereret materiale gennemgås, verificeres og godkendes af den ansvarlige fagperson før brug;
• AI-output erstatter ikke faglig vurdering, diagnose, behandlingsansvar, juridisk gennemgang eller regulatoriske complianceforpligtelser.

TheraFiles bruger ikke kunders kliniske filer, noter eller journaler til at træne generelle AI-modeller, medmindre dette udtrykkeligt er aftalt i en separat skriftlig aftale.

13. Påmindelser og kommunikation

Hvor den relevante tilføjelse er aktiveret, kan TheraFiles sende aftalepåmindelser eller relateret kommunikation via e-mail og/eller WhatsApp på vegne af den professionelle bruger.

Den professionelle bruger er fortsat eneansvarlig for:

• kommunikationens lovlighed;
• nøjagtigheden af modtagernes kontaktoplysninger;
• at sikre, at ordlyden i påmindelser er passende diskret og proportionel;
• at indhente eventuelle nødvendige tilladelser, instruktioner eller samtykker i henhold til gældende lovgivning, fortrolighedspligter og faglige forpligtelser.

14. Deling af data

Vi sælger ikke personoplysninger.

Vi kan kun dele personoplysninger, hvor det er nødvendigt og proportionelt, med:

• hosting- og infrastrukturleverandører;
• backup- og storageleverandører;
• API- og licenshostingleverandører;
• leverandører af e-mail og levering af påmindelser;
• Meta® til WhatsApp-levering, hvor dette er aktiveret;
• AI-leverandører, der anvendes til at levere AI-assisteret funktionalitet;
• betalingsformidlere og tjenesteudbydere relateret til fakturering;
• juridiske, skattemæssige, revisions- eller professionelle rådgivere, hvor det er nødvendigt;
• kompetente myndigheder, tilsynsmyndigheder, domstole eller retshåndhævende myndigheder, hvor videregivelse kræves ved lov eller ved juridisk bindende proces;
• efterfølgere eller modparter i tilfælde af fusion, opkøb, omstrukturering eller salg af aktiver, underlagt passende fortrolighed og lovlig håndtering.

15. Opbevaring af data

Medmindre en længere opbevaringsperiode kræves ved lov:

• opbevares data, der er knyttet til en aktiv licens eller tilføjelse, i hele perioden for det aktive abonnement eller licensvilkår;
• hvor en licens eller Storage-tilføjelsen udløber, kan tilknyttede lagrede data opbevares i op til én (1) måned efter udløb;
• i denne periode kan brugeren blive underrettet via e-mail om forestående sletning;
• efter denne periode er det hensigten, at de relevante data slettes permanent, underlagt standard tekniske sletteprocesser og eventuelle minimale restposter eller logs, der skal opbevares af hensyn til sikkerhed, forebyggelse af svindel, revision, regnskab, skat eller juridisk compliance.

Brugere er eneansvarlige for at eksportere de data, de ønsker at bevare, før udløb og sletning.

16. Sikkerhedsforanstaltninger

Vi anvender tekniske og organisatoriske foranstaltninger, der er designet til at beskytte personoplysninger mod uautoriseret adgang, videregivelse, ændring, tab eller misbrug, herunder hvor relevant:

• kryptering under overførsel;
• backupkryptering;
• godkendelse og adgangskontroller;
• rollebaserede tilladelser;
• sikkerhedslogning;
• hærdning af infrastruktur;
• begrænset administrativ adgang;
• fortrolighedsforpligtelser;
• processer for håndtering af hændelser.

GDPR kræver passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, og HIPAA Security Rule kræver tilsvarende administrative, fysiske og tekniske sikkerhedsforanstaltninger for elektronisk beskyttede sundhedsoplysninger, hvor HIPAA finder anvendelse.

17. Registreredes rettigheder

Hvor GDPR finder anvendelse, kan enkeltpersoner have rettigheder, herunder retten til at:

• blive informeret;
• få adgang til deres personoplysninger;
• anmode om berigtigelse;
• anmode om sletning under visse omstændigheder;
• anmode om begrænsning af behandlingen;
• gøre indsigelse mod visse former for behandling;
• anmode om dataportabilitet, hvor det er relevant;
• tilbagekalde samtykke, hvor behandlingen er baseret på samtykke;
• indgive en klage til en kompetent tilsynsmyndighed.

Europa-Kommissionen offentliggør vejledning om disse rettigheder og om de oplysninger, der skal gives til enkeltpersoner i henhold til EU’s databeskyttelseslovgivning. (Europa-Kommissionen)

Hvis De er patient eller klient hos en terapeut eller klinik, der bruger TheraFiles, bør anmodninger vedrørende kliniske journaler som udgangspunkt først rettes til den pågældende terapeut, klinik eller organisation.

18. Direkte distribution

TheraFiles kan distribueres direkte af os frem for udelukkende via en tredjeparts app-markedsplads. Hvor dette er tilfældet, behandler vi de personoplysninger, der er nødvendige for at levere downloads, aktivering, opdateringer, licensvalidering, fornyelser, support og relaterede tjenester.

19. Ændringer af denne privatlivspolitik

Vi kan opdatere denne privatlivspolitik fra tid til anden for at afspejle tekniske, juridiske, driftsmæssige eller forretningsmæssige ændringer. Hvor det er relevant, vil vi give besked via websitet, applikationen eller e-mail.

20. Kontakt

For spørgsmål eller anmodninger vedrørende privatliv, kontakt:

CureClass
11-15 Aristotelous st., Athens 104 32, Greece
support @ therafiles.ai
therafiles.ai