Ingangsdatum: 1 april 2026.
Laatst bijgewerkt: 22 maart 2026.

1. Inleiding

TheraFiles.ai (“TheraFiles”, “wij”, “ons” of “onze”) biedt praktijkbeheersoftware aan die is ontworpen voor professionals in de geestelijke gezondheidszorg, waaronder psychiaters, psychologen, psychotherapeuten, consulenten en GGZ-klinieken of -organisaties.

Dit Privacybeleid legt uit hoe wij persoonlijke gegevens verzamelen, gebruiken, opslaan, openbaar maken en op andere wijze verwerken via onze website, onze macOS- en iOS-applicaties, onze licentie- en ondersteuningsinfrastructuur en gerelateerde diensten.

Omdat TheraFiles is ontworpen voor gebruik in de geestelijke gezondheidszorg, kunnen de Diensten de verwerking van zeer gevoelige informatie omvatten, waaronder gezondheidsgerelateerde en klinische gegevens die door professionele gebruikers worden ingevoerd. Wij streven er daarom naar om waarborgen toe te passen die passend zijn voor de aard en gevoeligheid van de verwerkte gegevens.

2. Wie wij zijn

Voor gegevens met betrekking tot accounts, de website, abonnementen, licenties, ondersteuning en zakelijke administratie is de verwerkingsverantwoordelijke:

CureClass | Dimitrios Papadimitriadis
Aristotelousstraat 11-15, Athene 104 32, Griekenland
support @ therafiles.ai
therafiles.ai

Indien u een patiënt of cliënt bent wiens therapeut, psychiater, psycholoog, psychotherapeut, consulent of kliniek gebruikmaakt van TheraFiles, dan is die professional of organisatie doorgaans de verwerkingsverantwoordelijke van uw klinische gegevens, en treedt TheraFiles doorgaans op als verwerker namens hen. (EUR-Lex)

3. Reikwijdte van dit Privacybeleid

Dit Privacybeleid is van toepassing op persoonlijke gegevens die worden verwerkt via:

• de TheraFiles-website;
• de TheraFiles macOS- en iOS-applicaties;
• accountregistratie en authenticatie;
• workflows voor licenties, abonnementen, verlengingen en facturering;
• de Opslag-add-on;
• de E-mail/WhatsApp-herinneringen-add-on;
• ondersteuning en accountgerelateerde communicatie;
• de applicatie-API en licentievalidatie-infrastructuur;
• AI-ondersteunde functies die beschikbaar worden gesteld binnen de Diensten.

Dit Privacybeleid vervangt geen enkele privacyverklaring die een therapeut, kliniek of organisatie rechtstreeks aan de eigen patiënten of cliënten kan verstrekken.

4. Categorieën van persoonlijke gegevens die wij verwerken

Afhankelijk van hoe de Diensten worden gebruikt, kunnen wij de volgende categorieën persoonlijke gegevens verwerken.

4.1 Account- en professionele gegevens

• volledige naam;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• professionele titel;
• naam van de praktijk, kliniek of organisatie;
• land;
• voorkeurstaal;
• gegevens voor inloggen, authenticatie en accountbeveiliging.

4.2 Licentie-, abonnements- en factureringsgegevens

• licentietype en status;
• abonnementsgegevens;
• verlengingsdata;
• geselecteerde add-ons;
• factuuradres;
• btw- of belastinggerelateerde informatie;
• betalingsstatus;
• transactie- en factureringsmetadata.

4.3 Technische en gebruiksgegevens

• IP-adres;
• informatie over het apparaat en het besturingssysteem;
• app-versie;
• authenticatie-logs;
• beveiligingslogs;
• API-gebruikslogs;
• operationele diagnostiek;
• gegevens voor probleemoplossing.

4.4 Praktijkbeheer- en communicatiegegevens

• afspraakgegevens;
• afleverstatus van herinneringen;
• e-mailadressen en telefoonnummers van ontvangers die worden gebruikt voor herinneringen;
• facturen en vergoedingscertificaten;
• identiteiten, machtigingen en toegangsrollen van medewerkers.

4.5 Klinische en bijzondere categorieën gegevens

Waar ingevoerd, geüpload, geïmporteerd, gedicteerd of op andere wijze verwerkt door de professionele gebruiker, kan TheraFiles zeer gevoelige persoonlijke gegevens verwerken, waaronder:

• notities;
• sessieverslagen;
• klinische samenvattingen;
• behandelplannen;
• verwijsbrieven;
• psychometrische gegevens;
• informatie over de geestelijke gezondheid en andere gezondheidsgerelateerde informatie.

Onder de AVG zijn gegevens over de gezondheid een bijzondere categorie van persoonlijke gegevens die extra bescherming vereisen.

4.6 AI-gerelateerde verwerkingsgegevens

Wanneer een gebruiker ervoor kiest om AI-ondersteunde functionaliteit te gebruiken, kunnen geselecteerde gegevens worden verwerkt om het volgende te genereren:

• concepten van klinische samenvattingen;
• concepten van behandelplannen;
• concepten van verwijsbrieven;
• gestructureerde klinische of administratieve conceptoutputs.

5. Hoe wij persoonlijke gegevens verzamelen

Wij verzamelen persoonlijke gegevens:

• rechtstreeks van gebruikers wanneer zij zich registreren, abonneren, aankopen doen, verlengen, contact met ons opnemen of op andere wijze de Diensten gebruiken;
• wanneer gebruikers gegevens invoeren, uploaden, dicteren, importeren, organiseren of delen in de app;
• wanneer gebruikers add-ons activeren of gebruiken;
• via authenticatie-, beveiligings-, API- en operationele logs;
• via klantenservice, servicemeldingen en accountcommunicatie;
• via betalings- en verlengingsworkflows.

6. Doeleinden van de verwerking

Wij verwerken persoonlijke gegevens voor de volgende doeleinden:

• om accounts aan te maken en te beheren;
• om softwarelicenties uit te geven, te valideren, te verlengen, op te schorten en te beheren;
• om de kernsoftware en eventueel aangeschafte add-ons te leveren;
• om veilige back-upfunctionaliteit te bieden wanneer de Opslag-add-on is ingeschakeld;
• om afspraakherinneringen te sturen via e-mail en/of WhatsApp indien ingeschakeld;
• om het delen en samenwerken tussen geautoriseerde gebruikers te ondersteunen;
• om facturen en vergoedingsgerelateerde documenten te genereren;
• om AI-ondersteunde concepttools te bieden;
• om de beveiliging te handhaven, fraude te voorkomen, misbruik te detecteren en de integriteit van de dienst te beschermen;
• om ondersteuning en accountgerelateerde hulp te bieden;
• om servicemeldingen, verlengingsberichten en andere essentiële communicatie te verzenden;
• om te voldoen aan wettelijke, fiscale, boekhoudkundige en reglementaire verplichtingen;
• om rechtsvorderingen in te stellen, uit te oefenen of te onderbouwen;
• om onze contractuele rechten en voorwaarden af te dwingen.

7. Rechtsgronden voor verwerking

Waar de AVG van toepassing is, baseren wij ons op een of meer van de volgende rechtsgronden:

• uitvoering van een overeenkomst, waarbij verwerking noodzakelijk is om de Diensten, licenties, add-ons, ondersteuning of gerelateerde functionaliteit te leveren waarom de gebruiker heeft verzocht;
• voldoen aan een wettelijke verplichting, waarbij verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan fiscale, boekhoudkundige, beveiligings- of andere wettelijke vereisten;
• gerechtvaardigde belangen, waaronder de beveiliging van de dienst, fraudepreventie, systeemintegriteit, klantenservice en de betrouwbare werking en verbetering van de Diensten, behalve wanneer dergelijke belangen ondergeschikt zijn aan toepasselijke rechten en belangen;
• toestemming, wanneer toestemming vereist is onder de toepasselijke wetgeving.

Wanneer gezondheids- of klinische gegevens via het platform worden verwerkt, wordt die verwerking doorgaans uitgevoerd door de relevante professionele gebruiker of organisatie die optreedt als verwerkingsverantwoordelijke, terwijl TheraFiles dergelijke gegevens namens hen verwerkt onder de toepasselijke contractuele regelingen.

8. Apple Agenda-integratie

TheraFiles stelt gebruikers in staat om afspraken rechtstreeks in Apple Agenda aan te maken, bij te werken en te verwijderen met behulp van het eigen EventKit-framework van Apple — er is geen externe API of servercommunicatie bij betrokken.

• Alle agendabewerkingen vinden lokaal op het apparaat plaats met de uitdrukkelijke toestemming van de gebruiker om toegang te krijgen tot agendagegevens.
• TheraFiles slaat geen Apple Agenda-informatie op, verzendt deze niet en synchroniseert deze niet naar externe servers — alle afspraakgegevens blijven volledig binnen het Apple-ecosysteem van de gebruiker, inclusief Agenda en iCloud.
• Gebruikers kunnen de toegang tot de agenda op elk gewenst moment intrekken via de systeeminstellingen van iOS/macOS, waardoor verdere wijzigingen aan afspraken vanuit de app onmiddellijk worden voorkomen.

9. Google Agenda-gegevenssynchronisatie

TheraFiles heeft toegang tot Google Agenda-gegevens om afspraken aan te maken, bij te werken en te verwijderen in de door de gebruiker geselecteerde agenda.

• De app slaat alleen het OAuth-verversingstoken op in de iCloud-sleutelhanger van de gebruiker en de geselecteerde agenda-ID/naam. Er worden geen agendagegevens op een TheraFiles-server opgeslagen.
• Alle communicatie met de Google Agenda-API vindt rechtstreeks plaats tussen het apparaat van de gebruiker en de servers van Google.
• Gebruikers kunnen Google Agenda op elk gewenst moment ontkoppelen via de instellingen van de app, waardoor alle opgeslagen tokens worden verwijderd.
• Het gebruik en de overdracht door TheraFiles van informatie ontvangen van Google-API’s houdt zich aan het Google API Services User Data Policy, inclusief de vereisten voor beperkt gebruik.

10. Rollen van Verwerkingsverantwoordelijke / Verwerker

10.1 Wij treden op als verwerkingsverantwoordelijke voor:

• gegevens over websitegebruik;
• accountregistratiegegevens;
• licentie-, abonnements- en factureringsgegevens;
• ondersteuningscommunicatie;
• gegevens voor zakelijke administratie;
• beveiligings-, authenticatie- en operationele logs met betrekking tot onze eigen infrastructuur en Diensten.

10.2 Wij treden op als verwerker voor:

• patiënten- of cliëntendossiers;
• klinische notities en documentatie;
• gegevens met betrekking tot afspraken en herinneringen die worden verwerkt namens de professionele gebruiker;
• bestanden, dossiers en inhoud die door professionele gebruikers in de applicatie worden opgeslagen.

11. Waar gegevens worden opgeslagen en verwerkt

Op basis van onze huidige infrastructuurconfiguratie:

• gegevens die in de applicatie worden ingevoerd, worden opgeslagen binnen de applicatie-omgeving;
• waar de Opslag-add-on is ingeschakeld, worden back-upgegevens opgeslagen met behulp van de IDrive®-infrastructuur in Frankfurt, Duitsland;
• licentiehosting en de applicatie-API worden gehost op de Leaseweb®-infrastructuur in Amsterdam, Nederland;
• WhatsApp-gerelateerde communicatie wordt verzorgd via de Meta®-infrastructuur in Ierland;
• AI-ondersteunde functies worden geleverd met behulp van de Mistral®-infrastructuur in Parijs, Frankrijk, zoals geconfigureerd voor de Diensten.

Wij ontwerpen onze infrastructuur zodanig dat persoonlijke gegevens bedoeld zijn om te worden gehost en verwerkt binnen de Europese Unie / Europese Economische Ruimte.

11.1 Internationale overdrachten

Op basis van onze huidige servicearchitectuur en providerconfiguratie zijn wij niet van plan om persoonlijke gegevens buiten de Europese Unie / Europese Economische Ruimte door te geven. Indien dit verandert, zullen wij dit Privacybeleid bijwerken en, waar vereist, passende waarborgen implementeren in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving. Het AVG-kader voor internationale doorgiften en verplichtingen van verwerkingsverantwoordelijken/verwerkers is vastgelegd in de Verordening en gerelateerd EU-uitvoeringsmateriaal.

12. AI-ondersteunde functies

TheraFiles bevat AI-ondersteunde functionaliteit die bedoeld is om de administratieve last te verminderen en klinische workflows te ondersteunen.

Wanneer een professionele gebruiker ervoor kiest om deze functies te gebruiken:

• kunnen geselecteerde gegevens worden verwerkt voor het genereren van conceptoutputs;
• worden outputs automatisch gegenereerd en kunnen deze gedeeltelijk onnauwkeurig, onvolledig of ongepast zijn;
• moet al het door AI gegenereerde materiaal vóór gebruik worden beoordeeld, geverifieerd en goedgekeurd door de verantwoordelijke professional;
• vervangt AI-output niet het professionele oordeel, de verantwoordelijkheid voor diagnose of behandeling, juridische toetsing of verplichtingen tot naleving van regelgeving.

TheraFiles gebruikt geen klinische bestanden, notities of dossiers van klanten om AI-modellen voor algemene doeleinden te trainen, tenzij uitdrukkelijk overeengekomen in een afzonderlijke schriftelijke overeenkomst.

13. Herinneringen en communicatie

Wanneer de relevante add-on is ingeschakeld, kan TheraFiles afspraakherinneringen of gerelateerde communicatie verzenden via e-mail en/of WhatsApp namens de professionele gebruiker.

De professionele gebruiker blijft als enige verantwoordelijk voor:

• de rechtmatigheid van de communicatie;
• de juistheid van de contactgegevens van de ontvanger;
• het waarborgen dat de formulering van de herinnering passend discreet en proportioneel is;
• het verkrijgen van alle noodzakelijke toestemmingen, instructies of machtigingen onder de toepasselijke wetgeving, geheimhoudingsplichten en professionele verplichtingen.

14. Delen van gegevens

Wij verkopen geen persoonlijke gegevens.

Wij mogen persoonlijke gegevens alleen delen wanneer dit noodzakelijk en proportioneel is met:

• hosting- en infrastructuurproviders;
• back-up- en opslagproviders;
• API- en licentiehostingproviders;
• providers voor de levering van e-mail en herinneringen;
• Meta® voor de levering van WhatsApp indien ingeschakeld;
• AI-providers die worden gebruikt om AI-ondersteunde functionaliteit te leveren;
• betalingsverwerkers en factuurgerelateerde dienstverleners;
• juridische, fiscale, audit- of professionele adviseurs waar nodig;
• bevoegde autoriteiten, toezichthouders, rechtbanken of wetshandhavingsinstanties wanneer openbaarmaking wettelijk vereist is of door een wettelijk bindend proces;
• opvolgers of tegenpartijen in het geval van een fusie, overname, herstructurering of verkoop van activa, onderworpen aan passende vertrouwelijkheid en rechtmatige behandeling.

15. Bewaren van gegevens

Tenzij een langere bewaartermijn wettelijk vereist is:

• worden gegevens die gekoppeld zijn aan een actieve licentie of add-on bewaard voor de duur van het actieve abonnement of de licentietermijn;
• wanneer een licentie of de Opslag-add-on verloopt, kunnen de bijbehorende opgeslagen gegevens tot één (1) maand na afloop worden bewaard;
• tijdens die periode kan de gebruiker per e-mail op de hoogte worden gesteld van de aanstaande verwijdering;
• na die periode is het de bedoeling dat de relevante gegevens permanent worden verwijderd, behoudens standaard technische verwijderingsprocessen en eventuele minimale resterende records of logs die moeten worden bewaard voor beveiliging, fraudepreventie, audit, boekhouding, belasting of wettelijke naleving.

Gebruikers zijn als enige verantwoordelijk voor het exporteren van alle gegevens die zij willen behouden vóór afloop en verwijdering.

16. Beveiligingsmaatregelen

Wij passen technische en organisatorische maatregelen toe die zijn ontworpen om persoonlijke gegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, openbaarmaking, wijziging, verlies of misbruik, waaronder waar van toepassing:

• versleuteling tijdens verzending;
• versleuteling van back-ups;
• authenticatie en toegangscontroles;
• op rollen gebaseerde machtigingen;
• beveiligingslogging;
• versterking van de infrastructuur;
• beperkte administratieve toegang;
• geheimhoudingsverplichtingen;
• incidentrespons-processen.

De AVG vereist passende technische en organisatorische maatregelen, en de HIPAA Security Rule vereist op vergelijkbare wijze administratieve, fysieke en technische waarborgen voor elektronische beschermde gezondheidsinformatie waar HIPAA van toepassing is.

17. Rechten van betrokkene

Waar de AVG van toepassing is, kunnen individuen rechten hebben, waaronder het recht om:

• geïnformeerd te worden;
• toegang te krijgen tot hun persoonlijke gegevens;
• rectificatie aan te vragen;
• wissing aan te vragen in bepaalde omstandigheden;
• beperking van de verwerking aan te vragen;
• bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
• gegevensoverdraagbaarheid aan te vragen waar van toepassing;
• toestemming in te trekken wanneer de verwerking op toestemming is gebaseerd;
• een klacht in te dienen bij een bevoegde toezichthoudende autoriteit.

De Europese Commissie publiceert richtlijnen over deze rechten en over de informatie die aan individuen moet worden verstrekt onder de EU-wetgeving inzake gegevensbescherming. (Europese Commissie)

Indien u een patiënt of cliënt bent wiens therapeut of kliniek gebruikmaakt van TheraFiles, dienen verzoeken met betrekking tot klinische dossiers doorgaans eerst te worden gericht aan die therapeut, kliniek of organisatie.

18. Directe distributie

TheraFiles kan rechtstreeks door ons worden gedistribueerd in plaats van uitsluitend via een app-marktplaats van derden. Waar dit van toepassing is, verwerken wij de persoonlijke gegevens die nodig zijn om downloads, activering, updates, licentievalidatie, verlengingen, ondersteuning en gerelateerde diensten te leveren.

19. Wijzigingen in dit Privacybeleid

Wij kunnen dit Privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken om technische, juridische, operationele of zakelijke wijzigingen te reflecteren. Waar passend zullen wij hiervan kennis geven via de website, de applicatie of per e-mail.

20. Contact

Voor privacygerelateerde vragen of verzoeken kunt u contact opnemen met:

CureClass
Aristotelousstraat 11-15, Athene 104 32, Griekenland
support @ therafiles.ai
therafiles.ai