Fecha de entrada en vigor: 1 de abril de 2026.
Última actualización: 22 de marzo de 2026.

1. Introducción

TheraFiles.ai (“TheraFiles”, “nosotros”, “nos” o “nuestro”) proporciona un software de gestión de consultas diseñado para profesionales de la salud mental, incluidos psiquiatras, psicólogos, psicoterapeutas, consejeros y clínicas u organizaciones de salud mental.

Esta Política de privacidad explica cómo recopilamos, utilizamos, almacenamos, divulgamos y, de otro modo, tratamos los datos personales a través de nuestro sitio web, nuestras aplicaciones para macOS e iOS, nuestra infraestructura de licencias y soporte, y los servicios relacionados.

Dado que TheraFiles está diseñado para su uso en la práctica de la salud mental, los Servicios pueden implicar el tratamiento de información altamente sensible, incluidos datos relacionados con la salud y datos clínicos introducidos por usuarios profesionales. Por ello, procuramos aplicar salvaguardas adecuadas a la naturaleza y sensibilidad de los datos tratados.

2. Quiénes somos

Para los datos de cuenta, sitio web, suscripción, licencias, soporte y administración empresarial, el responsable del tratamiento es:

CureClass | Dimitrios Papadimitriadis
11-15 Aristotelous st., Athens 104 32, Greece
support @ therafiles.ai
therafiles.ai

Si usted es un paciente o cliente cuyo terapeuta, psiquiatra, psicólogo, psicoterapeuta, consejero o clínica utiliza TheraFiles, ese profesional u organización es generalmente el responsable del tratamiento de sus datos clínicos, y TheraFiles generalmente actúa como encargado del tratamiento en su nombre. (EUR-Lex)

3. Alcance de esta Política de privacidad

Esta Política de privacidad se aplica a los datos personales tratados a través de:

• el sitio web de TheraFiles;
• las aplicaciones de TheraFiles para macOS e iOS;
• el registro y la autenticación de cuentas;
• los flujos de trabajo de licencias, suscripción, renovación y facturación;
• el complemento Storage;
• el complemento de recordatorios por Email/WhatsApp;
• las comunicaciones de soporte y relacionadas con la cuenta;
• la API de la aplicación y la infraestructura de validación de licencias;
• las funciones asistidas por IA disponibles dentro de los Servicios.

Esta Política de privacidad no sustituye a ningún aviso de privacidad que un terapeuta, clínica u organización pueda proporcionar directamente a sus propios pacientes o clientes.

4. Categorías de datos personales que tratamos

En función de cómo se utilicen los Servicios, podemos tratar las siguientes categorías de datos personales.

4.1 Datos de cuenta y profesionales

• nombre completo;
• dirección de correo electrónico;
• número de teléfono;
• título profesional;
• nombre de la consulta, clínica u organización;
• país;
• idioma preferido;
• datos de inicio de sesión, autenticación y seguridad de la cuenta.

4.2 Datos de licencias, suscripción y facturación

• tipo y estado de la licencia;
• detalles de la suscripción;
• fechas de renovación;
• complementos seleccionados;
• dirección de facturación;
• IVA o información relacionada con impuestos;
• estado del pago;
• metadatos de transacciones y facturación.

4.3 Datos técnicos y de uso

• dirección IP;
• información del dispositivo y del sistema operativo;
• versión de la aplicación;
• registros de autenticación;
• registros de seguridad;
• registros de uso de la API;
• diagnósticos operativos;
• datos de resolución de incidencias.

4.4 Datos de gestión de la consulta y comunicaciones

• detalles de las citas;
• estado de entrega de los recordatorios;
• direcciones de correo electrónico y números de teléfono de los destinatarios utilizados para los recordatorios;
• facturas y certificados de reembolso;
• identidades de colaboradores, permisos y roles de acceso.

4.5 Datos clínicos y de categorías especiales

Cuando el usuario profesional los introduzca, cargue, importe, dicte o, de otro modo, trate, TheraFiles puede tratar datos personales altamente sensibles, incluidos:

• notas;
• registros de sesiones;
• resúmenes clínicos;
• planes de tratamiento;
• cartas de derivación;
• datos psicométricos;
• información sobre salud mental y otra información relacionada con la salud.

En virtud del RGPD, los datos relativos a la salud son una categoría especial de datos personales que requiere una protección reforzada.

4.6 Datos de tratamiento relacionados con la IA

Cuando un usuario decide utilizar la funcionalidad asistida por IA, pueden tratarse determinados datos con el fin de generar:

• borradores de resúmenes clínicos;
• borradores de planes de tratamiento;
• borradores de cartas de derivación;
• resultados estructurados de redacción clínica o administrativa.

5. Cómo recopilamos los datos personales

Recopilamos datos personales:

• directamente de los usuarios cuando se registran, se suscriben, compran, renuevan, se ponen en contacto con nosotros o, de otro modo, utilizan los Servicios;
• cuando los usuarios introducen, cargan, dictan, importan, organizan o comparten datos en la aplicación;
• cuando los usuarios activan o utilizan complementos;
• a través de registros de autenticación, seguridad, API y operativos;
• a través del soporte al cliente, avisos del servicio y comunicaciones de la cuenta;
• a través de los flujos de trabajo de pago y renovación.

6. Finalidades del tratamiento

Tratamos datos personales para las siguientes finalidades:

• crear y gestionar cuentas;
• emitir, validar, renovar, suspender y gestionar licencias de software;
• proporcionar el software principal y cualquier complemento adquirido;
• proporcionar funcionalidad de copia de seguridad segura cuando el complemento Storage esté habilitado;
• enviar recordatorios de citas por correo electrónico y/o WhatsApp cuando esté habilitado;
• facilitar el intercambio y la colaboración entre usuarios autorizados;
• generar facturas y documentos relacionados con reembolsos;
• proporcionar herramientas de redacción asistida por IA;
• mantener la seguridad, prevenir el fraude, detectar abusos y proteger la integridad del servicio;
• proporcionar soporte y asistencia relacionada con la cuenta;
• enviar avisos del servicio, avisos de renovación y otras comunicaciones esenciales;
• cumplir con obligaciones legales, fiscales, contables y regulatorias;
• establecer, ejercer o defender reclamaciones legales;
• hacer valer nuestros derechos contractuales y condiciones.

7. Bases jurídicas del tratamiento

Cuando sea de aplicación el RGPD, nos basamos en una o varias de las siguientes bases jurídicas:

• ejecución de un contrato, cuando el tratamiento sea necesario para prestar los Servicios, licencias, complementos, soporte o la funcionalidad relacionada solicitada por el usuario;
• cumplimiento de una obligación legal, cuando el tratamiento sea necesario para cumplir requisitos fiscales, contables, de seguridad u otros requisitos legales;
• intereses legítimos, incluidos la seguridad del servicio, la prevención del fraude, la integridad del sistema, el soporte al cliente y el funcionamiento fiable y la mejora de los Servicios, salvo que dichos intereses queden anulados por los derechos e intereses aplicables;
• consentimiento, cuando el consentimiento sea exigido por la legislación aplicable.

Cuando se traten datos de salud o clínicos a través de la plataforma, dicho tratamiento lo realiza generalmente el usuario profesional u organización pertinente actuando como responsable, mientras que TheraFiles trata dichos datos en su nombre conforme a los acuerdos contractuales aplicables.

8. Integración con Apple Calendar

TheraFiles permite a los usuarios crear, actualizar y eliminar eventos de citas directamente en Apple Calendar utilizando el framework nativo EventKit de Apple; no interviene ninguna API externa ni comunicación con servidores.

• Todas las operaciones del calendario se realizan localmente en el dispositivo con el permiso explícito del usuario para acceder a los datos del calendario.
• TheraFiles no almacena, transmite ni sincroniza ninguna información de Apple Calendar con servidores externos; todos los datos de eventos permanecen íntegramente dentro del ecosistema Apple del usuario, incluyendo Calendar y iCloud.
• Los usuarios pueden revocar el acceso al calendario en cualquier momento a través de los ajustes del sistema iOS/macOS, lo que impide de inmediato que la aplicación realice más cambios en los eventos.

9. Sincronización de datos de Google Calendar

TheraFiles accede a los datos de Google Calendar para crear, actualizar y eliminar eventos de citas en el calendario seleccionado por el usuario.

• La aplicación solo almacena el token de actualización de OAuth en el llavero de iCloud del usuario y el ID/nombre del calendario seleccionado. No se almacena ningún dato del calendario en ningún servidor de TheraFiles.
• Toda la comunicación con la API de Google Calendar se realiza directamente entre el dispositivo del usuario y los servidores de Google.
• Los usuarios pueden desconectar Google Calendar en cualquier momento desde los ajustes de la aplicación, lo que elimina todos los tokens almacenados.
• El uso y la transferencia por parte de TheraFiles de la información recibida de las API de Google se ajustan a la Política de datos de usuario de los servicios de API de Google, incluidos los requisitos de Uso limitado.

10. Roles de responsable/encargado del tratamiento

10.1 Actuamos como responsables del tratamiento para:

• datos de uso del sitio web;
• datos de registro de la cuenta;
• datos de licencias, suscripción y facturación;
• comunicaciones de soporte;
• datos de administración empresarial;
• registros de seguridad, autenticación y operativos relativos a nuestra propia infraestructura y Servicios.

10.2 Actuamos como encargados del tratamiento para:

• historias de pacientes o clientes;
• notas y documentación clínicas;
• datos de citas y recordatorios tratados en nombre del usuario profesional;
• archivos, registros y contenido almacenados por usuarios profesionales en la aplicación.

11. Dónde se almacenan y tratan los datos

Según nuestra configuración actual de infraestructura:

• los datos introducidos en la aplicación se almacenan dentro del entorno de la aplicación;
• cuando el complemento Storage está habilitado, los datos de copia de seguridad se almacenan utilizando la infraestructura de IDrive® ubicada en Fráncfort, Alemania;
• el alojamiento de licencias y la API de la aplicación se alojan en la infraestructura de Leaseweb® ubicada en Ámsterdam, Países Bajos;
• las comunicaciones relacionadas con WhatsApp se proporcionan a través de la infraestructura de Meta® en Irlanda;
• las funciones asistidas por IA se proporcionan utilizando la infraestructura de Mistral® ubicada en París, Francia, según la configuración de los Servicios.

Diseñamos nuestra infraestructura de modo que los datos personales estén destinados a alojarse y tratarse dentro de la Unión Europea / Espacio Económico Europeo.

11.1 Transferencias internacionales

Según nuestra arquitectura actual de servicios y la configuración de proveedores, no tenemos intención de transferir datos personales fuera de la Unión Europea / Espacio Económico Europeo. Si esto cambia, actualizaremos esta Política de privacidad y, cuando sea necesario, implementaremos las salvaguardas adecuadas de conformidad con la legislación aplicable. El marco del RGPD para las transferencias internacionales y las obligaciones de responsable/encargado del tratamiento se establece en el Reglamento y en los materiales de aplicación de la UE relacionados.

12. Funciones asistidas por IA

TheraFiles incluye funcionalidad asistida por IA destinada a reducir la carga administrativa y apoyar los flujos de trabajo clínicos.

Cuando un usuario profesional decide utilizar estas funciones:

• pueden tratarse determinados datos con el fin de generar borradores;
• los resultados se generan automáticamente y pueden ser inexactos, incompletos o, en parte, inapropiados;
• todo el material generado por IA debe ser revisado, verificado y aprobado por el profesional responsable antes de su uso;
• los resultados de la IA no sustituyen el criterio profesional, el diagnóstico, la responsabilidad del tratamiento, la revisión legal ni las obligaciones de cumplimiento normativo.

TheraFiles no utiliza archivos clínicos, notas o registros clínicos de clientes para entrenar modelos de IA de propósito general, salvo que se acuerde expresamente en un acuerdo escrito independiente.

13. Recordatorios y comunicaciones

Cuando el complemento correspondiente esté habilitado, TheraFiles puede enviar recordatorios de citas o comunicaciones relacionadas por correo electrónico y/o WhatsApp en nombre del usuario profesional.

El usuario profesional sigue siendo el único responsable de:

• la licitud de la comunicación;
• la exactitud de los datos de contacto del destinatario;
• garantizar que la redacción de los recordatorios sea adecuadamente discreta y proporcionada;
• obtener los permisos, instrucciones o consentimientos necesarios conforme a la legislación aplicable, los deberes de confidencialidad y las obligaciones profesionales.

14. Compartición de datos

No vendemos datos personales.

Podemos compartir datos personales únicamente cuando sea necesario y proporcionado con:

• proveedores de alojamiento e infraestructura;
• proveedores de copias de seguridad y almacenamiento;
• proveedores de alojamiento de API y licencias;
• proveedores de correo electrónico y entrega de recordatorios;
• Meta® para la entrega por WhatsApp cuando esté habilitado;
• proveedores de IA utilizados para ofrecer la funcionalidad asistida por IA;
• procesadores de pagos y proveedores de servicios relacionados con la facturación;
• asesores legales, fiscales, de auditoría o profesionales cuando sea necesario;
• autoridades competentes, reguladores, tribunales o fuerzas del orden cuando la divulgación sea exigida por ley o por un proceso legalmente vinculante;
• sucesores o contrapartes en caso de fusión, adquisición, reestructuración o venta de activos, sujeto a la confidencialidad adecuada y al tratamiento lícito.

15. Conservación de datos

Salvo que la ley exija un periodo de conservación más largo:

• los datos asociados a una licencia o complemento activo se conservan durante la vigencia de la suscripción o del periodo de licencia activo;
• cuando una licencia o el complemento Storage caduque, los datos almacenados asociados pueden conservarse hasta un (1) mes después de la caducidad;
• durante ese periodo, el usuario puede ser notificado por correo electrónico sobre la eliminación pendiente;
• tras ese periodo, se pretende que los datos pertinentes se eliminen de forma permanente, sujeto a los procesos técnicos estándar de eliminación y a cualquier registro o log residual mínimo que deba conservarse por motivos de seguridad, prevención del fraude, auditoría, contabilidad, fiscalidad o cumplimiento legal.

Los usuarios son los únicos responsables de exportar cualquier dato que deseen conservar antes de la caducidad y la eliminación.

16. Medidas de seguridad

Aplicamos medidas técnicas y organizativas diseñadas para proteger los datos personales frente al acceso no autorizado, la divulgación, la alteración, la pérdida o el uso indebido, incluidas, cuando proceda:

• cifrado en tránsito;
• cifrado de copias de seguridad;
• autenticación y controles de acceso;
• permisos basados en roles;
• registro de seguridad;
• refuerzo de la infraestructura;
• acceso administrativo restringido;
• obligaciones de confidencialidad;
• procesos de respuesta ante incidentes.

El RGPD exige medidas técnicas y organizativas adecuadas, y la Regla de seguridad de HIPAA exige de forma similar salvaguardas administrativas, físicas y técnicas para la información sanitaria protegida electrónica cuando sea de aplicación HIPAA.

17. Derechos de los interesados

Cuando sea de aplicación el RGPD, las personas pueden tener derechos, incluido el derecho a:

• ser informadas;
• acceder a sus datos personales;
• solicitar la rectificación;
• solicitar la supresión en determinadas circunstancias;
• solicitar la limitación del tratamiento;
• oponerse a determinados tratamientos;
• solicitar la portabilidad de los datos cuando proceda;
• retirar el consentimiento cuando el tratamiento se base en el consentimiento;
• presentar una reclamación ante una autoridad de control competente.

La Comisión Europea publica orientaciones sobre estos derechos y sobre la información que debe facilitarse a las personas en virtud de la legislación de protección de datos de la UE. (Comisión Europea)

Si usted es un paciente o cliente cuyo terapeuta o clínica utiliza TheraFiles, las solicitudes relacionadas con historiales clínicos deben dirigirse generalmente en primer lugar a dicho terapeuta, clínica u organización.

18. Distribución directa

TheraFiles puede distribuirse directamente por nosotros en lugar de hacerlo exclusivamente a través de un marketplace de aplicaciones de terceros. Cuando esto sea aplicable, tratamos los datos personales necesarios para proporcionar descargas, activación, actualizaciones, validación de licencias, renovaciones, soporte y servicios relacionados.

19. Cambios en esta Política de privacidad

Podemos actualizar esta Política de privacidad periódicamente para reflejar cambios técnicos, legales, operativos o empresariales. Cuando proceda, proporcionaremos aviso a través del sitio web, la aplicación o el correo electrónico.

20. Contacto

Para preguntas o solicitudes relacionadas con la privacidad, contacte con:

CureClass
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