Gültigkeitsdatum: 1. April 2026.
Zuletzt aktualisiert: 22. März 2026.

1. Einleitung

TheraFiles.ai („TheraFiles“, „wir“, „uns“ oder „unser“) bietet eine Praxismanagement-Software an, die für Fachkräfte im Bereich der psychischen Gesundheit entwickelt wurde, einschließlich Psychiatern, Psychologen, Psychotherapeuten, Beratern sowie Kliniken oder Organisationen für psychische Gesundheit.

Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie wir personenbezogene Daten über unsere Website, unsere macOS- und iOS-Anwendungen, unsere Lizenzierungs- und Support-Infrastruktur sowie damit verbundene Dienste erheben, verwenden, speichern, offenlegen und anderweitig verarbeiten.

Da TheraFiles für den Einsatz in der psychischen Gesundheitspraxis konzipiert ist, kann die Verarbeitung durch die Dienste hochsensible Informationen umfassen, einschließlich gesundheitsbezogener und klinischer Daten, die von professionellen Nutzern eingegeben werden. Wir streben daher an, Schutzmaßnahmen anzuwenden, die der Art und Sensibilität der verarbeiteten Daten angemessen sind.

2. Wer wir sind

Für Konto-, Website-, Abonnement-, Lizenzierungs-, Support- und Geschäftsverwaltungsdaten ist der Verantwortliche:

CureClass | Dimitrios Papadimitriadis
Aristotelous-Str. 11-15, Athen 104 32, Griechenland
support @ therafiles.ai
therafiles.ai

Wenn Sie ein Patient oder Klient sind, dessen Therapeut, Psychiater, Psychologe, Psychotherapeut, Berater oder Klinik TheraFiles nutzt, ist diese Fachkraft oder Organisation in der Regel der Verantwortliche für Ihre klinischen Daten, und TheraFiles fungiert in der Regel als Auftragsverarbeiter in deren Auftrag. (EUR-Lex)

3. Geltungsbereich dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung gilt für personenbezogene Daten, die verarbeitet werden über:

• die TheraFiles-Website;
• die TheraFiles-Anwendungen für macOS und iOS;
• Kontoregistrierung und Authentifizierung;
• Lizenzierungs-, Abonnement-, Verlängerungs- und Abrechnungsabläufe;
• das Speicher-Add-on;
• das E-Mail-/WhatsApp-Erinnerungs-Add-on;
• Support- und kontobezogene Kommunikation;
• die Anwendungs-API und Lizenzvalidierungsinfrastruktur;
• KI-gestützte Funktionen, die innerhalb der Dienste verfügbar gemacht werden.

Diese Datenschutzerklärung ersetzt keine Datenschutzhinweise, die ein Therapeut, eine Klinik oder eine Organisation direkt an ihre eigenen Patienten oder Klienten bereitstellen kann.

4. Kategorien personenbezogener Daten, die wir verarbeiten

Je nachdem, wie die Dienste genutzt werden, können wir die folgenden Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten.

4.1 Konto- und Berufsdaten

• vollständiger Name;
• E-Mail-Adresse;
• Telefonnummer;
• Berufsbezeichnung;
• Praxis-, Klinik- oder Organisationsname;
• Land;
• bevorzugte Sprache;
• Anmelde-, Authentifizierungs- und Kontosicherheitsdaten.

4.2 Lizenzierungs-, Abonnement- und Abrechnungsdaten

• Lizenztyp und -status;
• Abonnementdetails;
• Verlängerungstermine;
• ausgewählte Add-ons;
• Rechnungsadresse;
• Umsatzsteuer- oder steuerbezogene Informationen;
• Zahlungsstatus;
• Transaktions- und Rechnungsmetadaten.

4.3 Technische und Nutzungsdaten

• IP-Adresse;
• Geräte- und Betriebssysteminformationen;
• App-Version;
• Authentifizierungsprotokolle;
• Sicherheitsprotokolle;
• API-Nutzungsprotokolle;
• Betriebsdiagnosen;
• Fehlerbehebungsdaten.

4.4 Praxisverwaltungs- und Kommunikationsdaten

• Termindetails;
• Erinnerungszustellungsstatus;
• E-Mail-Adressen und Telefonnummern der Empfänger, die für Erinnerungen verwendet werden;
• Rechnungen und Erstattungsbescheinigungen;
• Identitäten, Berechtigungen und Zugriffsrollen von Mitarbeitern.

4.5 Klinische und besondere Kategorien von Daten

Sofern vom professionellen Nutzer eingegeben, hochgeladen, importiert, diktiert oder anderweitig verarbeitet, kann TheraFiles hochsensible personenbezogene Daten verarbeiten, einschließlich:

• Notizen;
• Sitzungsaufzeichnungen;
• klinische Zusammenfassungen;
• Behandlungspläne;
• Überweisungsschreiben;
• psychometrische Daten;
• Informationen zur psychischen Gesundheit und andere gesundheitsbezogene Informationen.

Gemäß der DSGVO sind Gesundheitsdaten eine besondere Kategorie personenbezogener Daten, die erhöhten Schutz erfordern.

4.6 KI-bezogene Verarbeitungsdaten

Wenn ein Nutzer sich entscheidet, KI-gestützte Funktionen zu verwenden, können ausgewählte Daten verarbeitet werden, um Folgendes zu generieren:

• Entwürfe klinischer Zusammenfassungen;
• Entwürfe von Behandlungsplänen;
• Entwürfe von Überweisungsschreiben;
• strukturierte klinische oder administrative Entwurfsausgaben.

5. Wie wir personenbezogene Daten erheben

Wir erheben personenbezogene Daten:

• direkt von Nutzern, wenn sie sich registrieren, abonnieren, kaufen, verlängern, uns kontaktieren oder die Dienste anderweitig nutzen;
• wenn Nutzer Daten in der App eingeben, hochladen, diktieren, importieren, organisieren oder teilen;
• wenn Nutzer Add-ons aktivieren oder verwenden;
• über Authentifizierungs-, Sicherheits-, API- und Betriebsprotokolle;
• über Kundensupport, Servicemitteilungen und Kontokommunikation;
• über Zahlungs- und Verlängerungsabläufe.

6. Zwecke der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten für folgende Zwecke:

• zur Erstellung und Verwaltung von Konten;
• zur Ausstellung, Validierung, Verlängerung, Aussetzung und Verwaltung von Softwarelizenzen;
• zur Bereitstellung der Kernsoftware und aller erworbenen Add-ons;
• zur Bereitstellung sicherer Backup-Funktionen, wenn das Speicher-Add-on aktiviert ist;
• zum Versenden von Terminerinnerungen per E-Mail und/oder WhatsApp, sofern aktiviert;
• zur Unterstützung der Freigabe und Zusammenarbeit zwischen autorisierten Nutzern;
• zur Erstellung von Rechnungen und erstattungsbezogenen Dokumenten;
• zur Bereitstellung KI-gestützter Entwurfswerkzeuge;
• zur Aufrechterhaltung der Sicherheit, Betrugsprävention, Missbrauchserkennung und zum Schutz der Dienstintegrität;
• zur Bereitstellung von Support und kontobezogener Unterstützung;
• zum Versenden von Servicemitteilungen, Verlängerungshinweisen und anderen wesentlichen Mitteilungen;
• zur Erfüllung rechtlicher, steuerlicher, buchhalterischer und regulatorischer Verpflichtungen;
• zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen;
• zur Durchsetzung unserer vertraglichen Rechte und Bedingungen.

7. Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung

Soweit die DSGVO gilt, stützen wir uns auf eine oder mehrere der folgenden Rechtsgrundlagen:

• Erfüllung eines Vertrags, wenn die Verarbeitung erforderlich ist, um die vom Nutzer angeforderten Dienste, Lizenzen, Add-ons, Support oder damit verbundene Funktionen bereitzustellen;
• Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, wenn die Verarbeitung erforderlich ist, um steuerliche, buchhalterische, sicherheitsbezogene oder andere rechtliche Anforderungen zu erfüllen;
• berechtigte Interessen, einschließlich Dienstsicherheit, Betrugsprävention, Systemintegrität, Kundensupport sowie zuverlässiger Betrieb und Verbesserung der Dienste, es sei denn, diese Interessen werden durch geltende Rechte und Interessen überwogen;
• Einwilligung, wenn eine Einwilligung nach geltendem Recht erforderlich ist.

Wenn Gesundheits- oder klinische Daten über die Plattform verarbeitet werden, erfolgt diese Verarbeitung in der Regel durch den jeweiligen professionellen Nutzer oder die Organisation, die als Verantwortlicher handelt, während TheraFiles solche Daten in deren Auftrag gemäß geltenden vertraglichen Vereinbarungen verarbeitet.

8. Apple-Kalender-Integration

TheraFiles ermöglicht es Nutzern, Terminereignisse direkt in Apple Kalender mithilfe des nativen EventKit-Frameworks von Apple zu erstellen, zu aktualisieren und zu löschen – es ist keine externe API oder Serverkommunikation erforderlich.

• Alle Kalenderoperationen erfolgen lokal auf dem Gerät mit der ausdrücklichen Erlaubnis des Nutzers zum Zugriff auf Kalenderdaten.
• TheraFiles speichert, überträgt oder synchronisiert keine Apple-Kalenderinformationen auf externe Server – alle Ereignisdaten verbleiben vollständig im Apple-Ökosystem des Nutzers, einschließlich Kalender und iCloud.
• Nutzer können den Kalenderzugriff jederzeit über die iOS-/macOS-Systemeinstellungen widerrufen, wodurch weitere Ereignisänderungen durch die App sofort verhindert werden.

9. Google-Kalender-Datensynchronisierung

TheraFiles greift auf Google-Kalenderdaten zu, um Terminereignisse im ausgewählten Kalender des Nutzers zu erstellen, zu aktualisieren und zu löschen.

• Die App speichert nur das OAuth-Aktualisierungstoken im iCloud-Schlüsselbund des Nutzers sowie die ausgewählte Kalender-ID/den Namen. Es werden keine Kalenderdaten auf einem TheraFiles-Server gespeichert.
• Die gesamte Kommunikation mit der Google-Kalender-API erfolgt direkt zwischen dem Gerät des Nutzers und den Servern von Google.
• Nutzer können Google Kalender jederzeit über die Einstellungen der App trennen, wodurch alle gespeicherten Tokens gelöscht werden.
• Die Nutzung und Übertragung von Informationen, die von Google-APIs empfangen werden, durch TheraFiles entspricht der Richtlinie für Nutzerdaten der Google API-Dienste, einschließlich der Anforderungen zur eingeschränkten Nutzung.

10. Rollen als Verantwortlicher/Auftragsverarbeiter

10.1 Wir handeln als Verantwortlicher für:

• Website-Nutzungsdaten;
• Kontoregistrierungsdaten;
• Lizenz-, Abonnement- und Abrechnungsdaten;
• Support-Kommunikation;
• Geschäftsverwaltungsdaten;
• Sicherheits-, Authentifizierungs- und Betriebsprotokolle in Bezug auf unsere eigene Infrastruktur und Dienste.

10.2 Wir handeln als Auftragsverarbeiter für:

• Patienten- oder Klientenakten;
• klinische Notizen und Dokumentation;
• termin- und erinnerungsbezogene Daten, die im Auftrag des professionellen Nutzers verarbeitet werden;
• Dateien, Aufzeichnungen und Inhalte, die von professionellen Nutzern in der Anwendung gespeichert werden.

11. Wo Daten gespeichert und verarbeitet werden

Basierend auf unserer aktuellen Infrastrukturkonfiguration:

• werden in die Anwendung eingegebene Daten innerhalb der Anwendungsumgebung gespeichert;
• wenn das Speicher-Add-on aktiviert ist, werden Backup-Daten unter Verwendung der IDrive®-Infrastruktur in Frankfurt, Deutschland gespeichert;
• werden Lizenz-Hosting und die Anwendungs-API auf der Leaseweb®-Infrastruktur in Amsterdam, Niederlande gehostet;
• wird WhatsApp-bezogene Kommunikation über die Meta®-Infrastruktur in Irland bereitgestellt;
• werden KI-gestützte Funktionen unter Verwendung der Mistral®-Infrastruktur in Paris, Frankreich, wie für die Dienste konfiguriert, bereitgestellt.

Wir gestalten unsere Infrastruktur so, dass personenbezogene Daten innerhalb der Europäischen Union/des Europäischen Wirtschaftsraums gehostet und verarbeitet werden sollen.

11.1 Internationale Übermittlungen

Basierend auf unserer aktuellen Dienstarchitektur und Anbieterkonfiguration beabsichtigen wir nicht, personenbezogene Daten außerhalb der Europäischen Union/des Europäischen Wirtschaftsraums zu übermitteln. Sollte sich dies ändern, werden wir diese Datenschutzerklärung aktualisieren und, sofern erforderlich, angemessene Schutzmaßnahmen gemäß geltendem Recht umsetzen. Der DSGVO-Rahmen für internationale Übermittlungen und Verpflichtungen von Verantwortlichen/Auftragsverarbeitern ist in der Verordnung und zugehörigen EU-Durchführungsmaterialien festgelegt.

12. KI-gestützte Funktionen

TheraFiles umfasst KI-gestützte Funktionen, die darauf abzielen, den Verwaltungsaufwand zu reduzieren und klinische Arbeitsabläufe zu unterstützen.

Wenn ein professioneller Nutzer sich entscheidet, diese Funktionen zu verwenden:

• können ausgewählte Daten zum Zweck der Generierung von Entwurfsausgaben verarbeitet werden;
• werden Ausgaben automatisch generiert und können teilweise ungenau, unvollständig oder unangemessen sein;
• muss das gesamte KI-generierte Material von der verantwortlichen Fachkraft überprüft, verifiziert und genehmigt werden, bevor es verwendet wird;
• ersetzt die KI-Ausgabe nicht das professionelle Urteilsvermögen, die Diagnose, die Behandlungsverantwortung, die rechtliche Prüfung oder die Verpflichtungen zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

TheraFiles verwendet keine klinischen Dateien, Notizen oder Aufzeichnungen von Kunden, um allgemeine KI-Modelle zu trainieren, es sei denn, dies wurde ausdrücklich in einer separaten schriftlichen Vereinbarung vereinbart.

13. Erinnerungen und Kommunikation

Wenn das entsprechende Add-on aktiviert ist, kann TheraFiles im Auftrag des professionellen Nutzers Terminerinnerungen oder damit verbundene Mitteilungen per E-Mail und/oder WhatsApp versenden.

Der professionelle Nutzer bleibt allein verantwortlich für:

• die Rechtmäßigkeit der Kommunikation;
• die Richtigkeit der Kontaktdaten der Empfänger;
• die Sicherstellung, dass die Formulierung der Erinnerung angemessen diskret und verhältnismäßig ist;
• die Einholung aller erforderlichen Genehmigungen, Anweisungen oder Einwilligungen gemäß geltendem Recht, Vertraulichkeitspflichten und beruflichen Verpflichtungen.

14. Datenweitergabe

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten.

Wir können personenbezogene Daten nur dann weitergeben, wenn dies erforderlich und verhältnismäßig ist, an:

• Hosting- und Infrastrukturanbieter;
• Backup- und Speicheranbieter;
• API- und Lizenz-Hosting-Anbieter;
• E-Mail- und Erinnerungszustellungsanbieter;
• Meta® für WhatsApp-Zustellung, sofern aktiviert;
• KI-Anbieter, die zur Bereitstellung KI-gestützter Funktionen verwendet werden;
• Zahlungsabwickler und rechnungsbezogene Dienstleister;
• Rechts-, Steuer-, Prüfungs- oder professionelle Berater, sofern erforderlich;
• zuständige Behörden, Aufsichtsbehörden, Gerichte oder Strafverfolgungsbehörden, wenn die Offenlegung gesetzlich oder durch rechtlich bindende Verfahren vorgeschrieben ist;
• Rechtsnachfolger oder Vertragsparteien im Falle einer Fusion, Übernahme, Umstrukturierung oder eines Vermögensverkaufs, vorbehaltlich angemessener Vertraulichkeit und rechtmäßiger Handhabung.

15. Datenspeicherung

Sofern keine längere Aufbewahrungsfrist gesetzlich vorgeschrieben ist:

• werden Daten, die mit einer aktiven Lizenz oder einem Add-on verbunden sind, für die Dauer der aktiven Abonnement- oder Lizenzlaufzeit aufbewahrt;
• wenn eine Lizenz oder das Speicher-Add-on abläuft, können zugehörige gespeicherte Daten bis zu einem (1) Monat nach Ablauf aufbewahrt werden;
• während dieser Zeit kann der Nutzer per E-Mail über die bevorstehende Löschung benachrichtigt werden;
• nach Ablauf dieser Frist sollen die betreffenden Daten dauerhaft gelöscht werden, vorbehaltlich standardmäßiger technischer Löschprozesse und minimaler verbleibender Aufzeichnungen oder Protokolle, die für Sicherheit, Betrugsprävention, Prüfung, Buchhaltung, Steuern oder rechtliche Compliance-Zwecke aufbewahrt werden müssen.

Nutzer sind allein dafür verantwortlich, alle Daten zu exportieren, die sie vor Ablauf und Löschung aufbewahren möchten.

16. Sicherheitsmaßnahmen

Wir wenden technische und organisatorische Maßnahmen an, die darauf ausgelegt sind, personenbezogene Daten vor unbefugtem Zugriff, Offenlegung, Änderung, Verlust oder Missbrauch zu schützen, einschließlich, sofern zutreffend:

• Verschlüsselung bei der Übertragung;
• Backup-Verschlüsselung;
• Authentifizierungs- und Zugriffskontrollen;
• rollenbasierte Berechtigungen;
• Sicherheitsprotokollierung;
• Infrastrukturhärtung;
• eingeschränkter administrativer Zugriff;
• Vertraulichkeitsverpflichtungen;
• Prozesse zur Reaktion auf Vorfälle.

Die DSGVO erfordert angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, und die HIPAA-Sicherheitsregel erfordert in ähnlicher Weise administrative, physische und technische Schutzmaßnahmen für elektronisch geschützte Gesundheitsinformationen, sofern HIPAA gilt.

17. Rechte der betroffenen Personen

Soweit die DSGVO gilt, können Einzelpersonen Rechte haben, einschließlich des Rechts:

• informiert zu werden;
• auf Zugang zu ihren personenbezogenen Daten;
• auf Berichtigung;
• auf Löschung unter bestimmten Umständen;
• auf Einschränkung der Verarbeitung;
• auf Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen;
• auf Datenübertragbarkeit, sofern zutreffend;
• auf Widerruf der Einwilligung, wenn die Verarbeitung auf Einwilligung beruht;
• auf Beschwerde bei einer zuständigen Aufsichtsbehörde.

Die Europäische Kommission veröffentlicht Leitlinien zu diesen Rechten und zu den Informationen, die Einzelpersonen gemäß EU-Datenschutzrecht gegeben werden müssen. (Europäische Kommission)

Wenn Sie ein Patient oder Klient sind, dessen Therapeut oder Klinik TheraFiles nutzt, sollten Anfragen in Bezug auf klinische Aufzeichnungen in der Regel zunächst an diesen Therapeuten, diese Klinik oder Organisation gerichtet werden.

18. Direktvertrieb

TheraFiles kann direkt von uns vertrieben werden, anstatt ausschließlich über einen App-Marktplatz eines Drittanbieters. Sofern dies zutrifft, verarbeiten wir die personenbezogenen Daten, die erforderlich sind, um Downloads, Aktivierung, Updates, Lizenzvalidierung, Verlängerungen, Support und damit verbundene Dienste bereitzustellen.

19. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren, um technische, rechtliche, betriebliche oder geschäftliche Änderungen widerzuspiegeln. Sofern angemessen, werden wir über die Website, die Anwendung oder per E-Mail informieren.

20. Kontakt

Für datenschutzbezogene Fragen oder Anfragen wenden Sie sich bitte an:

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