Date d’entrée en vigueur : 1er avril 2026.
Dernière mise à jour : 22 mars 2026.

1. Introduction

TheraFiles.ai (« TheraFiles », « nous » ou « notre ») fournit un logiciel de gestion de cabinet conçu pour les professionnels de la santé mentale, notamment les psychiatres, les psychologues, les psychothérapeutes, les conseillers et les cliniques ou organisations de santé mentale.

Cette Politique de confidentialité explique comment nous collectons, utilisons, stockons, divulguons et traitons de toute autre manière les données personnelles via notre site web, nos applications macOS et iOS, notre infrastructure de licence et de support, et les services associés.

Étant donné que TheraFiles est conçu pour être utilisé dans la pratique de la santé mentale, les Services peuvent impliquer le traitement d’informations très sensibles, y compris des données liées à la santé et des données cliniques saisies par les utilisateurs professionnels. Nous nous efforçons donc d’appliquer des garanties appropriées à la nature et à la sensibilité des données traitées.

2. Qui sommes-nous

Pour les données de compte, de site web, d’abonnement, de licence, de support et d’administration commerciale, le responsable du traitement des données est :

CureClass | Dimitrios Papadimitriadis
11-15 Aristotelous st., Athènes 104 32, Grèce
support @ therafiles.ai
therafiles.ai

Si vous êtes un patient ou un client dont le thérapeute, le psychiatre, le psychologue, le psychothérapeute, le conseiller ou la clinique utilise TheraFiles, ce professionnel ou cette organisation est généralement le responsable du traitement de vos données cliniques, et TheraFiles agit généralement en tant que sous-traitant en leur nom. (EUR-Lex)

3. Portée de cette Politique de confidentialité

Cette Politique de confidentialité s’applique aux données personnelles traitées via :

• le site web TheraFiles ;
• les applications TheraFiles macOS et iOS ;
• l’enregistrement et l’authentification du compte ;
• les flux de travail de licence, d’abonnement, de renouvellement et de facturation ;
• l’extension Stockage ;
• l’extension Rappels par e-mail/WhatsApp ;
• les communications de support et liées au compte ;
• l’API de l’application et l’infrastructure de validation de licence ;
• les fonctionnalités assistées par IA disponibles au sein des Services.

Cette Politique de confidentialité ne remplace aucune notification de confidentialité qu’un thérapeute, une clinique ou une organisation pourrait fournir directement à ses propres patients ou clients.

4. Catégories de données personnelles que nous traitons

Selon la manière dont les Services sont utilisés, nous pouvons traiter les catégories de données personnelles suivantes.

4.1 Données de compte et professionnelles

• nom complet ;
• adresse e-mail ;
• numéro de téléphone ;
• titre professionnel ;
• nom du cabinet, de la clinique ou de l’organisation ;
• pays ;
• langue préférée ;
• données de connexion, d’authentification et de sécurité du compte.

4.2 Données de licence, d’abonnement et de facturation

• type et statut de la licence ;
• détails de l’abonnement ;
• dates de renouvellement ;
• extensions sélectionnées ;
• adresse de facturation ;
• informations relatives à la TVA ou aux taxes ;
• statut du paiement ;
• métadonnées de transaction et de facturation.

4.3 Données techniques et d’utilisation

• adresse IP ;
• informations sur l’appareil et le système d’exploitation ;
• version de l’application ;
• journaux d’authentification ;
• journaux de sécurité ;
• journaux d’utilisation de l’API ;
• diagnostics opérationnels ;
• données de dépannage.

4.4 Données de gestion de cabinet et de communication

• détails des rendez-vous ;
• statut de livraison des rappels ;
• adresses e-mail et numéros de téléphone des destinataires utilisés pour les rappels ;
• factures et certificats de remboursement ;
• identités, autorisations et rôles d’accès des collaborateurs.

4.5 Données cliniques et de catégories spéciales

Lorsqu’elles sont saisies, téléchargées, importées, dictées ou autrement traitées par l’utilisateur professionnel, TheraFiles peut traiter des données personnelles très sensibles, notamment :

• notes ;
• dossiers de séance ;
• résumés cliniques ;
• plans de traitement ;
• lettres de référence ;
• données psychométriques ;
• informations sur la santé mentale et autres informations liées à la santé.

En vertu du RGPD, les données concernant la santé sont une catégorie spéciale de données personnelles nécessitant une protection renforcée.

4.6 Données de traitement liées à l’IA

Lorsqu’un utilisateur choisit d’utiliser la fonctionnalité assistée par l’IA, certaines données peuvent être traitées afin de générer :

• des brouillons de résumés cliniques ;
• des brouillons de plans de traitement ;
• des brouillons de lettres de référence ;
• des résultats de rédaction clinique ou administrative structurés.

5. Comment nous collectons les données personnelles

Nous collectons des données personnelles :

• directement auprès des utilisateurs lorsqu’ils s’inscrivent, s’abonnent, achètent, renouvellent, nous contactent ou utilisent autrement les Services ;
• lorsque les utilisateurs saisissent, téléchargent, dictent, importent, organisent ou partagent des données dans l’application ;
• lorsque les utilisateurs activent ou utilisent des extensions ;
• par le biais des journaux d’authentification, de sécurité, d’API et opérationnels ;
• par le biais du support client, des avis de service et des communications de compte ;
• par le biais des flux de travail de paiement et de renouvellement.

6. Finalités du traitement

Nous traitons les données personnelles aux fins suivantes :

• créer et gérer des comptes ;
• émettre, valider, renouveler, suspendre et gérer les licences logicielles ;
• fournir le logiciel de base et toutes les extensions achetées ;
• fournir une fonctionnalité de sauvegarde sécurisée lorsque l’extension Stockage est activée ;
• envoyer des rappels de rendez-vous par e-mail et/ou WhatsApp lorsque cela est activé ;
• soutenir le partage et la collaboration entre les utilisateurs autorisés ;
• générer des factures et des documents liés au remboursement ;
• fournir des outils de rédaction assistés par l’IA ;
• maintenir la sécurité, prévenir la fraude, détecter les abus et protéger l’intégrité du service ;
• fournir un support et une assistance liés au compte ;
• envoyer des avis de service, des avis de renouvellement et d’autres communications essentielles ;
• se conformer aux obligations légales, fiscales, comptables et réglementaires ;
• établir, exercer ou défendre des actions en justice ;
• faire respecter nos droits et conditions contractuels.

7. Bases légales du traitement

Lorsque le RGPD s’applique, nous nous appuyons sur une ou plusieurs des bases légales suivantes :

• exécution d’un contrat, lorsque le traitement est nécessaire pour fournir les Services, licences, extensions, support ou fonctionnalités connexes demandés par l’utilisateur ;
• conformité à une obligation légale, lorsque le traitement est nécessaire pour se conformer aux exigences fiscales, comptables, de sécurité ou autres exigences légales ;
• intérêts légitimes, y compris la sécurité du service, la prévention de la fraude, l’intégrité du système, le support client et le fonctionnement fiable et l’amélioration des Services, sauf lorsque ces intérêts sont supplantés par des droits et intérêts applicables ;
• consentement, lorsque le consentement est requis en vertu de la loi applicable.

Lorsque des données de santé ou cliniques sont traitées via la plateforme, ce traitement est généralement effectué par l’utilisateur professionnel ou l’organisation concernée agissant en tant que responsable du traitement, tandis que TheraFiles traite ces données en leur nom en vertu des accords contractuels applicables.

8. Intégration du calendrier Apple

TheraFiles permet aux utilisateurs de créer, mettre à jour et supprimer des événements de rendez-vous directement dans Apple Calendar en utilisant le framework natif EventKit d’Apple — aucune API externe ni communication serveur n’est impliquée.

• Toutes les opérations de calendrier se déroulent localement sur l’appareil avec l’autorisation explicite de l’utilisateur d’accéder aux données du calendrier.
• TheraFiles ne stocke, ne transmet ni ne synchronise aucune information du calendrier Apple vers des serveurs externes — toutes les données d’événement restent entièrement au sein de l’écosystème Apple de l’utilisateur, y compris Calendrier et iCloud.
• Les utilisateurs peuvent révoquer l’accès au calendrier à tout moment via les paramètres système iOS/macOS, ce qui empêche immédiatement toute modification ultérieure d’événement depuis l’application.

9. Synchronisation des données Google Calendar

TheraFiles accède aux données Google Calendar pour créer, mettre à jour et supprimer des événements de rendez-vous sur le calendrier sélectionné par l’utilisateur.

• L’application ne stocke que le jeton d’actualisation OAuth dans le trousseau iCloud de l’utilisateur et l’ID/nom du calendrier sélectionné. Aucune donnée de calendrier n’est stockée sur un serveur TheraFiles.
• Toutes les communications de l’API Google Calendar se font directement entre l’appareil de l’utilisateur et les serveurs de Google.
• Les utilisateurs peuvent déconnecter Google Calendar à tout moment depuis les paramètres de l’application, ce qui supprime tous les jetons stockés.
• L’utilisation et le transfert d’informations reçues des API Google par TheraFiles sont conformes à la Politique de données utilisateur des services API Google, y compris les exigences d’utilisation limitée.

10. Rôles de responsable du traitement / sous-traitant

10.1 Nous agissons en tant que responsable du traitement pour :

• les données d’utilisation du site web ;
• les données d’enregistrement de compte ;
• les données de licence, d’abonnement et de facturation ;
• les communications de support ;
• les données d’administration commerciale ;
• les journaux de sécurité, d’authentification et opérationnels relatifs à notre propre infrastructure et à nos Services.

10.2 Nous agissons en tant que sous-traitant pour :

• les dossiers des patients ou des clients ;
• les notes et la documentation cliniques ;
• les données relatives aux rendez-vous et aux rappels traitées au nom de l’utilisateur professionnel ;
• les fichiers, dossiers et contenus stockés par les utilisateurs professionnels dans l’application.

11. Où les données sont stockées et traitées

Selon la configuration actuelle de notre infrastructure :

• les données saisies dans l’application sont stockées dans l’environnement de l’application ;
• lorsque l’extension Stockage est activée, les données de sauvegarde sont stockées à l’aide de l’infrastructure IDrive® située à Francfort, Allemagne ;
• l’hébergement des licences et l’API de l’application sont hébergés sur l’infrastructure Leaseweb® située à Amsterdam, Pays-Bas ;
• les communications liées à WhatsApp sont fournies via l’infrastructure Meta® en Irlande ;
• les fonctionnalités assistées par l’IA sont fournies à l’aide de l’infrastructure Mistral® située à Paris, France, telle que configurée pour les Services.

Nous concevons notre infrastructure de manière à ce que les données personnelles soient destinées à être hébergées et traitées au sein de l’Union européenne / Espace économique européen.

11.1 Transferts internationaux

Sur la base de notre architecture de service et de la configuration de nos fournisseurs actuels, nous n’avons pas l’intention de transférer des données personnelles en dehors de l’Union européenne / Espace économique européen. Si cela change, nous mettrons à jour cette Politique de confidentialité et, si nécessaire, mettrons en œuvre des garanties appropriées conformément à la loi applicable. Le cadre du RGPD pour les transferts internationaux et les obligations des responsables du traitement/sous-traitants est défini dans le Règlement et les documents d’application de l’UE connexes.

12. Fonctionnalités assistées par l’IA

TheraFiles inclut des fonctionnalités assistées par l’IA destinées à réduire la charge administrative et à soutenir les flux de travail cliniques.

Lorsqu’un utilisateur professionnel choisit d’utiliser ces fonctionnalités :

• certaines données peuvent être traitées dans le but de générer des brouillons de résultats ;
• les résultats sont générés automatiquement et peuvent être inexacts, incomplets ou inappropriés en partie ;
• tout matériel généré par l’IA doit être examiné, vérifié et approuvé par le professionnel responsable avant utilisation ;
• la production de l’IA ne remplace pas le jugement professionnel, le diagnostic, la responsabilité du traitement, l’examen juridique ou les obligations de conformité réglementaire.

TheraFiles n’utilise pas les dossiers cliniques, les notes ou les enregistrements des clients pour former des modèles d’IA à usage général, sauf accord écrit distinct expressément convenu.

13. Rappels et communications

Lorsque l’extension pertinente est activée, TheraFiles peut envoyer des rappels de rendez-vous ou des communications connexes par e-mail et/ou WhatsApp au nom de l’utilisateur professionnel.

L’utilisateur professionnel reste seul responsable de :

• la légalité de la communication ;
• l’exactitude des coordonnées du destinataire ;
• s’assurer que la formulation du rappel est suffisamment discrète et proportionnée ;
• l’obtention de toutes les autorisations, instructions ou consentements nécessaires en vertu de la loi applicable, des obligations de confidentialité et des obligations professionnelles.

14. Partage de données

Nous ne vendons pas de données personnelles.

Nous pouvons partager des données personnelles uniquement lorsque cela est nécessaire et proportionné avec :

• les fournisseurs d’hébergement et d’infrastructure ;
• les fournisseurs de sauvegarde et de stockage ;
• les fournisseurs d’API et d’hébergement de licences ;
• les fournisseurs de services d’e-mail et de livraison de rappels ;
• Meta® pour la livraison WhatsApp lorsque cela est activé ;
• les fournisseurs d’IA utilisés pour fournir des fonctionnalités assistées par l’IA ;
• les processeurs de paiement et les fournisseurs de services liés à la facturation ;
• les conseillers juridiques, fiscaux, d’audit ou professionnels si nécessaire ;
• les autorités compétentes, les régulateurs, les tribunaux ou les forces de l’ordre lorsque la divulgation est requise par la loi ou un processus juridiquement contraignant ;
• les successeurs ou les contreparties en cas de fusion, d’acquisition, de restructuration ou de vente d’actifs, sous réserve d’une confidentialité et d’un traitement légal appropriés.

15. Conservation des données

Sauf si une période de conservation plus longue est requise par la loi :

• les données associées à une licence ou une extension active sont conservées pendant la durée de l’abonnement ou de la licence active ;
• lorsqu’une licence ou l’extension Stockage expire, les données stockées associées peuvent être conservées jusqu’à un (1) mois après l’expiration ;
• pendant cette période, l’utilisateur peut être informé par e-mail de la suppression imminente ;
• après cette période, les données pertinentes sont destinées à être définitivement supprimées, sous réserve des processus de suppression techniques standard et de tout enregistrement ou journal résiduel minimal qui doit être conservé à des fins de sécurité, de prévention de la fraude, d’audit, de comptabilité, de fiscalité ou de conformité légale.

Les utilisateurs sont seuls responsables de l’exportation de toutes les données qu’ils souhaitent conserver avant l’expiration et la suppression.

16. Mesures de sécurité

Nous appliquons des mesures techniques et organisationnelles conçues pour protéger les données personnelles contre l’accès, la divulgation, l’altération, la perte ou l’utilisation abusive non autorisés, y compris, le cas échéant :

• le chiffrement en transit ;
• le chiffrement des sauvegardes ;
• les contrôles d’authentification et d’accès ;
• les autorisations basées sur les rôles ;
• la journalisation de sécurité ;
• le renforcement de l’infrastructure ;
• l’accès administratif restreint ;
• les obligations de confidentialité ;
• les processus de réponse aux incidents.

Le RGPD exige des mesures techniques et organisationnelles appropriées, et la règle de sécurité HIPAA exige de manière similaire des garanties administratives, physiques et techniques pour les informations de santé protégées électroniques lorsque la HIPAA s’applique.

17. Droits des personnes concernées

Lorsque le RGPD s’applique, les individus peuvent avoir des droits, y compris le droit de :

• être informé ;
• accéder à leurs données personnelles ;
• demander la rectification ;
• demander l’effacement dans certaines circonstances ;
• demander la limitation du traitement ;
• s’opposer à certains traitements ;
• demander la portabilité des données, le cas échéant ;
• retirer son consentement lorsque le traitement est fondé sur le consentement ;
• déposer une plainte auprès d’une autorité de contrôle compétente.

La Commission européenne publie des orientations sur ces droits et sur les informations qui doivent être fournies aux personnes en vertu du droit de l’UE en matière de protection des données. (Commission européenne)

Si vous êtes un patient ou un client dont le thérapeute ou la clinique utilise TheraFiles, les demandes relatives aux dossiers cliniques doivent généralement être adressées en premier lieu à ce thérapeute, cette clinique ou cette organisation.

18. Distribution directe

TheraFiles peut être distribué directement par nous plutôt qu’exclusivement via une place de marché d’applications tierce. Le cas échéant, nous traitons les données personnelles nécessaires pour fournir les téléchargements, l’activation, les mises à jour, la validation de licence, les renouvellements, le support et les services connexes.

19. Modifications de cette Politique de confidentialité

Nous pouvons mettre à jour cette Politique de confidentialité de temps à autre pour refléter les changements techniques, juridiques, opérationnels ou commerciaux. Le cas échéant, nous en informerons via le site web, l’application ou par e-mail.

20. Contact

Pour toute question ou demande relative à la confidentialité, contactez :

CureClass
11-15 Aristotelous st., Athènes 104 32, Grèce
support @ therafiles.ai
therafiles.ai