Ikraftträdandedatum: 1 april 2026.
Senast uppdaterad: 22 mars 2026.

1. Introduktion

TheraFiles.ai (“TheraFiles”, “vi”, “oss”, eller “vår”) tillhandahåller programvara för praktikhantering, utformad för mentalvårdspersonal, inklusive psykiatriker, psykologer, psykoterapeuter, rådgivare och mentalvårdskliniker eller -organisationer.

Denna integritetspolicy förklarar hur vi samlar in, använder, lagrar, lämnar ut och på annat sätt behandlar personuppgifter via vår webbplats, våra macOS- och iOS-applikationer, vår licens- och supportinfrastruktur samt relaterade tjänster.

Eftersom TheraFiles är utformat för användning inom mentalvårdspraxis kan tjänsterna innebära behandling av mycket känslig information, inklusive hälso- och kliniska data som matas in av professionella användare. Vi strävar därför efter att tillämpa skyddsåtgärder som är lämpliga för arten och känsligheten hos de behandlade uppgifterna.

2. Vilka vi är

För konto-, webbplats-, prenumerations-, licens-, support- och affärsadministrationsdata är personuppgiftsansvarig:

CureClass | Dimitrios Papadimitriadis
11-15 Aristotelous st., Aten 104 32, Grekland
support @ therafiles.ai
therafiles.ai

Om du är en patient eller klient vars terapeut, psykiatriker, psykolog, psykoterapeut, rådgivare eller klinik använder TheraFiles, är den professionella eller organisationen i allmänhet personuppgiftsansvarig för dina kliniska data, och TheraFiles agerar i allmänhet som personuppgiftsbiträde på deras vägnar. (EUR-Lex)

3. Denna integritetspolicys omfattning

Denna integritetspolicy gäller för personuppgifter som behandlas via:

• TheraFiles webbplats;
• TheraFiles macOS- och iOS-applikationer;
• kontoregistrering och autentisering;
• licensiering, prenumeration, förnyelse och faktureringsflöden;
• tillägget Lagring;
• tillägget E-post/WhatsApp-påminnelser;
• support och kontorelaterad kommunikation;
• applikationens API och infrastruktur för licensvalidering;
• AI-assisterade funktioner som görs tillgängliga inom tjänsterna.

Denna integritetspolicy ersätter inte någon integritetsinformation som en terapeut, klinik eller organisation kan tillhandahålla direkt till sina egna patienter eller klienter.

4. Kategorier av personuppgifter vi behandlar

Beroende på hur tjänsterna används kan vi behandla följande kategorier av personuppgifter.

4.1 Konto- och yrkesdata

• fullständigt namn;
• e-postadress;
• telefonnummer;
• yrkestitel;
• namn på praktik, klinik eller organisation;
• land;
• föredraget språk;
• inloggnings-, autentiserings- och kontosäkerhetsdata.

4.2 Licens-, prenumerations- och faktureringsdata

• licenstyp och status;
• prenumerationsdetaljer;
• förnyelsedatum;
• valda tillägg;
• faktureringsadress;
• moms- eller skatterelaterad information;
• betalningsstatus;
• transaktions- och faktureringsmetadata.

4.3 Tekniska data och användningsdata

• IP-adress;
• information om enhet och operativsystem;
• appversion;
• autentiseringsloggar;
• säkerhetsloggar;
• API-användningsloggar;
• driftsdiagnostik;
• felsökningsdata.

4.4 Data för praktikhantering och kommunikation

• detaljer om möten;
• leveransstatus för påminnelser;
• mottagarens e-postadresser och telefonnummer som används för påminnelser;
• fakturor och intyg om ersättning;
• samarbetspartners identiteter, behörigheter och åtkomstroller.

4.5 Kliniska data och särskilda kategorier av data

När professionella användare anger, laddar upp, importerar, dikterar eller på annat sätt behandlar data, kan TheraFiles behandla mycket känsliga personuppgifter, inklusive:

• anteckningar;
• sessionsprotokoll;
• kliniska sammanfattningar;
• behandlingsplaner;
• remisser;
• psykometriska data;
• information om mental hälsa och annan hälsorelaterad information.

Enligt GDPR är hälsodata en särskild kategori av personuppgifter som kräver förstärkt skydd.

4.6 AI-relaterade behandlingsdata

När en användare väljer att använda AI-assisterad funktionalitet kan utvalda data behandlas för att generera:

• utkast till kliniska sammanfattningar;
• utkast till behandlingsplaner;
• utkast till remisser;
• strukturerade kliniska eller administrativa utkast.

5. Hur vi samlar in personuppgifter

Vi samlar in personuppgifter:

• direkt från användare när de registrerar sig, prenumererar, köper, förnyar, kontaktar oss eller på annat sätt använder tjänsterna;
• när användare anger, laddar upp, dikterar, importerar, organiserar eller delar data i appen;
• när användare aktiverar eller använder tillägg;
• genom autentiserings-, säkerhets-, API- och driftsloggar;
• genom kundsupport, tjänstemeddelanden och kontokommunikation;
• genom betalnings- och förnyelseflöden.

6. Syften med behandlingen

Vi behandlar personuppgifter för följande syften:

• att skapa och hantera konton;
• att utfärda, validera, förnya, avbryta och hantera programvarulicenser;
• att tillhandahålla kärnprogramvaran och eventuella köpta tillägg;
• att tillhandahålla säker säkerhetskopieringsfunktionalitet när tillägget Lagring är aktiverat;
• att skicka mötespåminnelser via e-post och/eller WhatsApp när det är aktiverat;
• att stödja delning och samarbete mellan auktoriserade användare;
• att generera fakturor och ersättningsrelaterade dokument;
• att tillhandahålla AI-assisterade utkastverktyg;
• att upprätthålla säkerhet, förhindra bedrägerier, upptäcka missbruk och skydda tjänstens integritet;
• att tillhandahålla support och kontorelaterad hjälp;
• att skicka tjänstemeddelanden, förnyelsemeddelanden och annan viktig kommunikation;
• att följa lagliga, skattemässiga, redovisningsmässiga och regulatoriska skyldigheter;
• att fastställa, utöva eller försvara rättsliga anspråk;
• att upprätthålla våra avtalsenliga rättigheter och villkor.

7. Rättsliga grunder för behandling

Där GDPR är tillämpligt förlitar vi oss på en eller flera av följande rättsliga grunder:

• fullgörande av ett avtal, där behandlingen är nödvändig för att tillhandahålla tjänsterna, licenserna, tilläggen, supporten eller relaterad funktionalitet som begärts av användaren;
• efterlevnad av en rättslig förpliktelse, där behandlingen är nödvändig för att uppfylla skatte-, redovisnings-, säkerhets- eller andra rättsliga krav;
• berättigade intressen, inklusive tjänstsäkerhet, förebyggande av bedrägerier, systemintegritet, kundsupport samt tillförlitlig drift och förbättring av tjänsterna, utom när sådana intressen åsidosätts av tillämpliga rättigheter och intressen;
• samtycke, där samtycke krävs enligt tillämplig lag.

När hälso- eller kliniska data behandlas via plattformen utförs den behandlingen i allmänhet av den relevanta professionella användaren eller organisationen som personuppgiftsansvarig, medan TheraFiles behandlar sådana data på deras vägnar enligt tillämpliga avtalsarrangemang.

8. Apple Kalender-integration

TheraFiles tillåter användare att skapa, uppdatera och radera möteshändelser direkt i Apple Kalender med hjälp av Apples inbyggda EventKit-ramverk – ingen extern API- eller serverkommunikation är involverad.

• Alla kalenderoperationer sker lokalt på enheten med användarens uttryckliga tillstånd att komma åt kalenderdata.
• TheraFiles lagrar, överför eller synkroniserar ingen Apple Kalender-information till externa servrar – all händelsedata förblir helt inom användarens Apple-ekosystem, inklusive Kalender och iCloud.
• Användare kan när som helst återkalla kalenderåtkomst via iOS/macOS systeminställningar, vilket omedelbart förhindrar ytterligare händelseändringar från appen.

9. Google Kalender datasynkronisering

TheraFiles får åtkomst till Google Kalender-data för att skapa, uppdatera och radera möteshändelser i användarens valda kalender.

• Appen lagrar endast OAuth-uppdateringstoken i användarens iCloud-nyckelring och det valda kalender-ID/namnet. Inga kalenderdata lagras på någon TheraFiles-server.
• All kommunikation med Google Kalender API sker direkt mellan användarens enhet och Googles servrar.
• Användare kan när som helst koppla bort Google Kalender från appens inställningar, vilket raderar alla lagrade tokens.
• TheraFiles användning och överföring av information som mottagits från Google API:er följer Googles policy för användardata för API-tjänster, inklusive kraven för begränsad användning.

10. Roller som personuppgiftsansvarig / personuppgiftsbiträde

10.1 Vi agerar som personuppgiftsansvarig för:

• användningsdata för webbplatsen;
• kontoregistreringsdata;
• licens-, prenumerations- och faktureringsdata;
• supportkommunikation;
• affärsadministrationsdata;
• säkerhets-, autentiserings- och driftsloggar relaterade till vår egen infrastruktur och våra tjänster.

10.2 Vi agerar som personuppgiftsbiträde för:

• patient- eller klientjournaler;
• kliniska anteckningar och dokumentation;
• data relaterade till möten och påminnelser som behandlas på uppdrag av den professionella användaren;
• filer, register och innehåll som lagras av professionella användare i applikationen.

11. Var data lagras och behandlas

Baserat på vår nuvarande infrastrukturkonfiguration:

• data som matas in i applikationen lagras inom applikationsmiljön;
• där tillägget Lagring är aktiverat, lagras säkerhetskopieringsdata med IDrive® infrastruktur belägen i Frankfurt, Tyskland;
• licenshosting och applikationens API hostas på Leaseweb® infrastruktur belägen i Amsterdam, Nederländerna;
• WhatsApp-relaterad kommunikation tillhandahålls via Meta® infrastruktur i Irland;
• AI-assisterade funktioner tillhandahålls med hjälp av Mistral® infrastruktur belägen i Paris, Frankrike, som konfigurerats för tjänsterna.

Vi utformar vår infrastruktur så att personuppgifter är avsedda att hostas och behandlas inom Europeiska unionen / Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.

11.1 Internationella överföringar

Baserat på vår nuvarande tjänstearkitektur och leverantörskonfiguration avser vi inte att överföra personuppgifter utanför Europeiska unionen / Europeiska ekonomiska samarbetsområdet. Om detta ändras kommer vi att uppdatera denna integritetspolicy och, vid behov, implementera lämpliga skyddsåtgärder i enlighet med tillämplig lag. GDPR-ramverket för internationella överföringar och personuppgiftsansvariges/personuppgiftsbiträdets skyldigheter anges i förordningen och relaterade EU-genomförandematerial.

12. AI-assisterade funktioner

TheraFiles inkluderar AI-assisterad funktionalitet avsedd att minska den administrativa bördan och stödja kliniska arbetsflöden.

När en professionell användare väljer att använda dessa funktioner:

• utvalda data kan behandlas i syfte att generera utkast;
• utkast genereras automatiskt och kan vara felaktiga, ofullständiga eller delvis olämpliga;
• allt AI-genererat material måste granskas, verifieras och godkännas av den ansvariga professionella innan användning;
• AI-utdata ersätter inte professionell bedömning, diagnos, behandlingsansvar, juridisk granskning eller efterlevnad av regler.

TheraFiles använder inte kunders kliniska filer, anteckningar eller journaler för att träna allmänna AI-modeller om inte uttryckligen överenskommet i ett separat skriftligt avtal.

13. Påminnelser och kommunikation

Där relevant tillägg är aktiverat kan TheraFiles skicka mötespåminnelser eller relaterad kommunikation via e-post och/eller WhatsApp på uppdrag av den professionella användaren.

Den professionella användaren är ensam ansvarig för:

• kommunikationens laglighet;
• korrektheten i mottagarens kontaktuppgifter;
• att säkerställa att påminnelseformuleringen är lämpligt diskret och proportionerlig;
• att inhämta nödvändiga tillstånd, instruktioner eller samtycken enligt tillämplig lag, sekretesskyldigheter och yrkesmässiga skyldigheter.

14. Datadelning

Vi säljer inte personuppgifter.

Vi kan dela personuppgifter endast när det är nödvändigt och proportionerligt med:

• hosting- och infrastrukturleverantörer;
• leverantörer av säkerhetskopiering och lagring;
• API- och licenshosting-leverantörer;
• leverantörer av e-post- och påminnelseleverans;
• Meta® för WhatsApp-leverans när det är aktiverat;
• AI-leverantörer som används för att tillhandahålla AI-assisterad funktionalitet;
• betalningshanterare och faktureringsrelaterade tjänsteleverantörer;
• juridiska, skattemässiga, revisions- eller professionella rådgivare vid behov;
• behöriga myndigheter, tillsynsmyndigheter, domstolar eller brottsbekämpande organ där utlämnande krävs enligt lag eller rättsligt bindande process;
• efterträdare eller motparter i händelse av en fusion, förvärv, omstrukturering eller försäljning av tillgångar, med förbehåll för lämplig konfidentialitet och laglig hantering.

15. Datalagring

Om inte en längre lagringsperiod krävs enligt lag:

• data associerade med en aktiv licens eller ett tillägg lagras under den aktiva prenumerations- eller licensperioden;
• när en licens eller tillägget Lagring löper ut, kan associerade lagrade data behållas i upp till en (1) månad efter utgången;
• under den perioden kan användaren meddelas via e-post om förestående radering;
• efter den perioden är de relevanta uppgifterna avsedda att permanent raderas, med förbehåll för standard tekniska raderingsprocesser och eventuella minimala kvarvarande register eller loggar som måste behållas för säkerhets-, bedrägeriförebyggande, revisions-, redovisnings-, skatte- eller laglig efterlevnadsändamål.

Användare är ensamma ansvariga för att exportera all data de önskar bevara före utgång och radering.

16. Säkerhetsåtgärder

Vi tillämpar tekniska och organisatoriska åtgärder utformade för att skydda personuppgifter mot obehörig åtkomst, utlämnande, ändring, förlust eller missbruk, inklusive där tillämpligt:

• kryptering under överföring;
• säkerhetskopieringskryptering;
• autentisering och åtkomstkontroller;
• rollbaserade behörigheter;
• säkerhetsloggning;
• infrastrukturhärdning;
• begränsad administrativ åtkomst;
• sekretesskyldigheter;
• processer för incidenthantering.

GDPR kräver lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder, och HIPAA Security Rule kräver på liknande sätt administrativa, fysiska och tekniska skyddsåtgärder för elektronisk skyddad hälsoinformation där HIPAA är tillämpligt.

17. Den registrerades rättigheter

Där GDPR är tillämpligt kan individer ha rättigheter inklusive rätten att:

• bli informerad;
• få tillgång till sina personuppgifter;
• begära rättelse;
• begära radering under vissa omständigheter;
• begära begränsning av behandling;
• invända mot viss behandling;
• begära dataportabilitet där tillämpligt;
• återkalla samtycke där behandlingen baseras på samtycke;
• lämna in ett klagomål till en behörig tillsynsmyndighet.

Europeiska kommissionen publicerar vägledning om dessa rättigheter och om den information som måste ges till individer enligt EU:s dataskyddslagstiftning. (Europeiska kommissionen)

Om du är en patient eller klient vars terapeut eller klinik använder TheraFiles, bör förfrågningar relaterade till kliniska journaler i allmänhet först riktas till den terapeuten, kliniken eller organisationen.

18. Direkt distribution

TheraFiles kan distribueras direkt av oss snarare än exklusivt via en tredjepartsappmarknad. Där detta gäller behandlar vi de personuppgifter som är nödvändiga för att tillhandahålla nedladdningar, aktivering, uppdateringar, licensvalidering, förnyelser, support och relaterade tjänster.

19. Ändringar av denna integritetspolicy

Vi kan uppdatera denna integritetspolicy från tid till annan för att återspegla tekniska, juridiska, operativa eller affärsmässiga förändringar. Vid behov kommer vi att meddela detta via webbplatsen, applikationen eller e-post.

20. Kontakt

För integritetsrelaterade frågor eller förfrågningar, kontakta:

CureClass
11-15 Aristotelous st., Aten 104 32, Grekland
support @ therafiles.ai
therafiles.ai