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FAQs
Allgemein
Was ist TheraFiles?
TheraFiles ist ein klinischer Praxishelfer zur Verwaltung von Patienten, Sitzungsnotizen, strukturierter Anamnese, Medikamenten, Dokumenten, Terminen und KI-gestützter Texterstellung (in der UI als Thera AI gebrandet). Die App ist als native Apple-App (macOS und iOS) entwickelt.
Welche Geräte werden unterstützt?
- macOS: Voller Funktionsumfang einschließlich Ordnerimport, CloudKit- und Dokumentensynchronisierung.
- iOS: Patientenorientierter Workflow mit CloudKit-Synchronisierung, optionalen Abonnements über Apple In‑App Purchase und Home-Bildschirm-Widgets für Termine und To-dos.
Sind meine Daten medizinischer Rat?
TheraFiles ist ein Dokumentations- und Organisationstool. KI-generierter Text ist unterstützend und muss von einer qualifizierten Fachkraft geprüft werden. Er ersetzt nicht das professionelle Urteil.
Patienten & klinische Akte
Wie arbeite ich mit einem Patienten?
Wählen Sie in der Seitenleiste einen Patienten aus. Der Detailbildschirm verwendet Tabs (Bezeichnungen können je nach Sprache leicht variieren):
- Akte — Verlaufsnotizen sowie klinische Textbausteine (z. B. klinische Zusammenfassung, Psychotherapieplan, Übergabe-/Handover-Notizen).
- Termine — Terminplanung und kalenderbezogene Aktionen.
- Dokumente — Dateien, die dem Patienten zugeordnet sind (mit Synchronisierungsoptionen, sofern konfiguriert).
- Medikamente — Medikamentenliste und Änderungsverfolgung.
- Anamnese — Ein umfangreiches strukturiertes Aufnahme-/Anamnesefomular mit vielen Abschnitten (Demografie, Symptome, Risiko, MSE usw.); Felder werden beim Tippen automatisch gespeichert.
- Thera AI — KI-Tools, die an die Akte dieses Patienten gekoppelt sind.
Was sind Verlaufsnotizen?
Notizen unterstützen Typen wie Allgemein und Sitzung. Sitzungsnotizen können CORE‑OM-/CORE‑10‑ähnliche Elemente mit Auswertungshilfen in der App enthalten.
Kann ich Notizen diktieren oder transkribieren?
Die macOS-Patientenakte unterstützt Diktier-/Aufnahme-Workflows, die in die KI-Transkription eingebunden sind.
Kann ich Text in eine Notiz importieren (z. B. aus einem Scan)?
Ja — es gibt OCR-/Dateiimport-Wege, um externen Text in Notiz-Workflows zu übernehmen.
Dokumente & Scannen
Wofür werden Dokumente verwendet?
Sie hängen PDFs/Bilder (und ähnliche Typen) pro Patient an, kategorisieren sie (Anschreiben, Bescheinigungen, Rechnungen usw.), sehen eine Vorschau und können optional Kopien in einen Remote-Speicher synchronisieren.
Was macht der Dokumentenscanner?
Unter macOS hilft DocumentScanner beim Erfassen von Scans und kann nationale/Versicherungskennungen erkennen für mehrere Regionen (z. B. Griechenland AMKA, nordische CPR-ähnliche IDs, EU-Kennungen, sofern implementiert), was beim Abgleich von Patienten und bei Demografieangaben unterstützen kann.
Speicher, Backup & Sync (Dokumente)
TheraFiles kann Dokumente von Patienten in einen nativen S3-Objektspeicher synchronisieren, sofern aktiviert und an Abonnement/Lizenz gebunden.
Wie oft läuft die Synchronisierung?
Ein Hintergrundprozess läuft alle paar Minuten sowie beim Hoch- und Herunterladen von Dokumentänderungen.
Was passiert, wenn ich Speicherlimits erreiche?
Die App zeigt Bedingungen zu Kapazität/Quota an (einschließlich verwalteter Speichernutzung). Sie können Warnungen sehen, wenn der Speicherplatz erschöpft oder nahezu voll ist.
iCloud (CloudKit) & Zusammenarbeit
Was bewirkt die iCloud-Synchronisierung?
Wenn iCloud-Sync aktiviert ist, können Patientenmetadaten und Akten-/Datensatzdaten über CloudKit zwischen Ihren Geräten synchronisiert werden und das Teilen eines Patienten mit eingeladenen Mitwirkenden unterstützen (Apple-ID-basierter Freigabeablauf).
Ist iCloud dasselbe wie Dokumenten-Backup (Storage-Add-on)?
Nein. CloudKit verarbeitet die strukturierte Patientenakte in der App; das Storage-Add-on dient der Replikation/dem Backup von Dokumentdateien.
Thera AI & Lizenzierung (macOS)
Was erzeugt Thera AI?
Typische Ausgaben sind klinische Zusammenfassungen, Text im Stil eines Psychotherapieplans, Übergabe-/Handover-Notizen sowie Batch-Generierung, wenn beim Import neue Patienten erkannt werden. Der Fortschritt kann, sofern aktiviert, in Benachrichtigungen angezeigt werden.
Benötige ich eine Lizenz?
Eine inaktive oder fehlende Lizenz ist mit einem niedrigen Patientenlimit (z. B. 3 Patienten im Code) verbunden, bevor die volle Nutzung möglich ist. Eine gültige Lizenz schaltet den Normalbetrieb frei und ist bei Nutzung des gehosteten Dienstes an KI-Quoten gekoppelt.
Was sind KI-Quoten?
Bei Nutzung der gehosteten Pipeline kann die App monatliche Generierungsnutzung im Vergleich zu den von Ihrer Lizenz zurückgegebenen Limits anzeigen.
iOS-Abonnements (In‑App Purchase)
Welche Produkte gibt es unter iOS?
Die App definiert Abonnementgruppen wie Core, Storage und Terminerinnerungen (monatliche/jährliche Produkt-IDs in IAPManager). Berechtigungen werden mit Ihrem Backend verifiziert.
Entsprechen die Funktionen exakt der Mac-App?
iOS spiegelt den zentralen Patienten-Workflow und das CloudKit-Verhalten wider; einige nur auf dem Mac verfügbare Funktionen (z. B. Ordnerimport) werden unter iOS nicht 1:1 abgebildet.
Termine & Erinnerungen
Was kann ich in „Termine“ tun?
Erstellen und verwalten Sie patientenbezogene Termine (einschließlich Modi wie Praxis vs. andere Einstellungen im Modell), fügen Sie bei Aufforderung Kostennotizen hinzu und integrieren Sie externe Kalender.
Google Kalender
Sie können Google Kalender verbinden und Termine optional automatisch synchronisieren; Ereignisse können in Abstimmung mit der Google-API geöffnet oder entfernt werden.
Patientenerinnerungen (E-Mail / WhatsApp / SMS)
Es gibt optionale Kanäle für Terminerinnerungen; viele Funktionen sind durch ein Add-on für Terminerinnerungen abgesichert, das gegen Ihren Abonnement-/Lizenzstatus geprüft wird. Serverseitige Skripte im Repository übernehmen den Versand (z. B. WhatsApp/Meta), ohne Ihre eigene Telefonnummer zu verwenden.
To-dos, Benachrichtigungen & Widgets
To-do-Liste
Sie können patientenbezogene To-dos verwalten; die macOS-UI kann die Liste aus Benachrichtigungen oder Kurzbefehlen öffnen. Erledigte Einträge können zeitgesteuert ablaufen/gelöscht werden.
iOS-Widgets
Termine– und To‑Do-Widgets lesen gemeinsame Widget-Snapshot-Daten und aktualisieren sich entlang einer Timeline (z. B. ungefähr alle 15–30 Minuten).
Benachrichtigungen
Die App kann, sofern in den Einstellungen aktiviert, um Berechtigung für KI-Abschlüsse, Erinnerungen und ähnliche Ereignisse bitten.
Einstellungen – Highlights (macOS)
Allgemein — Sprache, Erscheinungsbild (z. B. Voreinstellung für kompakte Dichte), Benachrichtigungen, iCloud-Schalter, Onboarding, Hinweise zum CSV-Export usw.
Therapeut — Profilfelder für Schreiben und professionelle Identität (Name, Lizenz, Adresse, Logo/Branding, sofern unterstützt).
Vorlagen — Anpassung zusätzlicher Prompts für KI/Dokumente.
Sprache & Barrierefreiheit
Lokalisierung
Die App wird mit mehreren Sprachversionen ausgeliefert (z. B. Englisch, Griechisch, Deutsch, Französisch, Spanisch, Italienisch, Niederländisch, Dänisch, Schwedisch).
Updates (macOS)
Wie aktualisiere ich?
macOS-Builds integrieren eine automatische Update-Prüfung, während iOS über den App Store aktualisiert wird.
Datenschutz & Sicherheit (Überblick)
- Klinische Daten werden gemäß DSGVO- und HIPAA-Anforderungen verarbeitet.
- KI: Prompts können an Dritte gesendet werden.
Fehlerbehebung
Ich kann keine weiteren Patienten hinzufügen.
Prüfen Sie den Lizenzstatus in den Einstellungen; der unlizensierte Modus erzwingt eine niedrige Patientengrenze.
Dokumente werden nicht synchronisiert.
Vergewissern Sie sich, dass das Storage-Add-on-Abonnement aktiv ist.
iCloud-Änderungen werden nicht angezeigt.
Bestätigen Sie, dass iCloud in den App-Einstellungen aktiviert ist und dass Sie mit derselben Apple-ID angemeldet sind. Für Freigaben stellen Sie sicher, dass der Mitwirkende die Freigabe akzeptiert hat und eine kompatible Version verwendet.
KI schlägt fehl oder Quota-Fehler.
Bestätigen Sie Lizenzschlüssel und Internet-Verbindung; prüfen Sie im Tab KI die Quota-Anzeigen sowie Fehlermeldungen vom Server.
Terminerinnerungen werden nicht gesendet.
Bestätigen Sie, dass das Add-on-Abonnement für Erinnerungen aktiv ist und dass Erinnerungskanäle konfiguriert sind (z. B. WhatsApp/Meta).
Widgets zeigen leere Daten.
Öffnen Sie die Haupt-App, damit sie Widget-Snapshots aktualisieren kann; prüfen Sie, ob Sie zukünftige Termine oder ausstehende To-dos haben.
