Heeft u meer hulp nodig? Neem contact op
Veelgestelde vragen
Algemeen
Wat is TheraFiles?
TheraFiles is een klinische praktijkassistent voor het beheren van patiënten, sessienotities, gestructureerde anamnese, medicatie, documenten, afspraken en AI-ondersteunde concepten (onder de merknaam Thera AI in de gebruikersinterface). Het is gebouwd als een native Apple-app (macOS en iOS).
Welke apparaten worden ondersteund?
- macOS: Volledige functieset inclusief mapimport, CloudKit en document-synchronisatie.
- iOS: Patiëntgerichte workflow met CloudKit-synchronisatie, optionele abonnementen via Apple In‑App Purchase en Home Screen-widgets voor afspraken en to-do’s.
Zijn mijn gegevens medisch advies?
TheraFiles is een documentatie- en organisatietool. Door AI gegenereerde tekst is ondersteunend en moet worden beoordeeld door een gekwalificeerde clinicus. Het vervangt het professionele oordeel niet.
Patiënten & klinisch dossier
Hoe werk ik met een patiënt?
Selecteer een patiënt in de zijbalk. Het detailscherm maakt gebruik van tabbladen (labels kunnen per taal enigszins variëren):
- Dossier — Voortgangsnotities plus klinische narratieve blokken (bijv. klinische samenvatting, psychotherapieplan, overdrachtsnotities).
- Afspraken — Planning en kalendergerelateerde acties.
- Documenten — Bestanden gekoppeld aan de patiënt (met synchronisatie-opties indien geconfigureerd).
- Medicatie — Medicatielijst en het bijhouden van wijzigingen.
- Anamnese — Een uitgebreid gestructureerd intake-/anamneseformulier met vele secties (demografie, symptomen, risico, MSE, etc.); velden worden automatisch opgeslagen terwijl u typt.
- Thera AI — AI-tools gekoppeld aan het dossier van die patiënt.
Wat zijn voortgangsnotities?
Notities ondersteunen types zoals algemeen en sessie. Sessienotities kunnen CORE‑OM / CORE‑10–stijl items bevatten met scorehulpen in de app.
Kan ik notities dicteren of transcriberen?
Het macOS-patiëntendossier ondersteunt dicteer-/opnameworkflows die aansluiten op AI-transcriptie.
Kan ik tekst in een notitie importeren (bijv. van een scan)?
Ja — er zijn OCR / bestandsimport-paden om externe tekst in notitieworkflows te integreren.
Documenten & scannen
Waarvoor worden documenten gebruikt?
U voegt PDF’s/afbeeldingen (en vergelijkbare types) toe per patiënt, categoriseert ze (instructiebrieven, certificaten, facturen, etc.), bekijkt ze in voorvertoning en kunt optioneel kopieën synchroniseren naar externe opslag.
Wat doet de documentenscanner?
Op macOS helpt DocumentScanner bij het vastleggen van scans en kan het nationale / verzekeringsidentificaties herkennen voor verschillende regio’s (bijv. Griekse AMKA, Noordse CPR-stijl ID’s, EU-identificaties waar geïmplementeerd), wat kan helpen bij het matchen van patiënten en demografie.
Opslag, back-up & synchronisatie (documenten)
TheraFiles kan patiëntdocumenten synchroniseren naar native S3-objectopslag, gekoppeld aan abonnement/licentie wanneer ingeschakeld.
Hoe vaak wordt er gesynchroniseerd?
Een achtergrondlus wordt om de paar minuten uitgevoerd en bij het uploaden/downloaden van documentwijzigingen.
Wat als ik de opslaglimieten bereik?
De app toont capaciteits- / quotum-condities (inclusief beheerd opslaggebruik). U kunt waarschuwingen zien wanneer de ruimte op is of bijna vol is.
iCloud (CloudKit) & samenwerking
Wat doet iCloud-synchronisatie?
Met iCloud-synchronisatie ingeschakeld, kunnen patiëntmetadata en dossiergegevens via CloudKit tussen uw apparaten worden gesynchroniseerd en wordt het delen van een patiënt met uitgenodigde medewerkers ondersteund (op Apple ID gebaseerde deelflow).
Is iCloud hetzelfde als document back-up (opslag add-on)?
Nee. CloudKit beheert het gestructureerde patiëntendossier in de app; de opslag add-on is voor de replicatie/back-up van documentbestanden.
Thera AI & licenties (macOS)
Wat genereert Thera AI?
Typische outputs zijn onder meer klinische samenvattingen, teksten in de stijl van een psychotherapieplan, overdrachtsnotities en batch-generatie wanneer nieuwe patiënten worden gedetecteerd uit import. De voortgang kan worden weergegeven in meldingen indien ingeschakeld.
Heb ik een licentie nodig?
Een inactieve of ontbrekende licentie is gekoppeld aan een beperkt aantal patiënten (bijv. 3 patiënten in de code) voor volledig gebruik. Een geldige licentie ontgrendelt de normale werking en is gekoppeld aan AI-quota bij gebruik van de gehoste service.
Wat zijn AI-quota?
Bij gebruik van de gehoste pipeline kan de app het maandelijkse generatieverbruik weergeven ten opzichte van de limieten van uw licentie.
iOS-abonnementen (In‑App Purchase)
Welke producten bestaan er op iOS?
De app definieert abonnementsgroepen zoals Core, Opslag en Afspraakherinneringen (maandelijkse/jaarlijkse product-ID’s in IAPManager). Rechten worden geverifieerd met uw backend.
Komen de functies exact overeen met de Mac-app?
iOS weerspiegelt de kern-patiëntworkflow en het CloudKit-gedrag; sommige functies die alleen voor de Mac zijn (zoals mapimport) zijn niet 1-op-1 overgenomen op iOS.
Afspraken & herinneringen
Wat kan ik doen in Afspraken?
Maak en beheer afspraken per patiënt (inclusief modi zoals praktijk versus andere instellingen in het model), voeg kostennotities toe waar gevraagd en integreer met externe agenda’s.
Google Calendar
U kunt Google Calendar koppelen en optioneel afspraken automatisch synchroniseren; afspraken kunnen worden geopend of verwijderd in afstemming met de API van Google.
Patiënt herinneringen (e-mail / WhatsApp / SMS)
Er bestaan optionele kanalen voor afspraakherinneringen; veel paden zijn alleen toegankelijk via een Afspraakherinneringen add-on die wordt gecontroleerd op basis van uw abonnements-/licentiestatus. Server-side scripts in de repository regelen de verzending (bijv. WhatsApp/Meta) zonder uw eigen telefoonnummer te gebruiken.
To-do’s, meldingen & widgets
To-do lijst
U kunt to-do’s per patiënt bijhouden; de macOS-gebruikersinterface kan de lijst openen vanuit meldingen of snelkoppelingen. Voltooide items kunnen via een timer vervallen/worden verwijderd.
iOS-widgets
Afspraken en To‑Do widgets lezen gedeelde widget-snapshot gegevens en worden volgens een tijdlijn ververst (bijv. ongeveer elke 15–30 minuten).
Meldingen
De app kan toestemming vragen voor AI-voltooiing, herinneringen en vergelijkbare gebeurtenissen wanneer dit is ingeschakeld in de instellingen.
Belangrijke instellingen (macOS)
Algemeen — Taal, weergave (bijv. compacte dichtheid), meldingen, iCloud-schakelaar, onboarding, CSV-exportberichten, etc.
Therapeut — Profielvelden die worden gebruikt voor brieven en professionele identiteit (naam, licentie, adres, logo/branding waar ondersteund).
Sjablonen — Aanpassing van extra prompts voor AI / documenten.
Taal & toegankelijkheid
Lokalisatie
De app wordt geleverd met meerdere talen (bijv. Engels, Grieks, Duits, Frans, Spaans, Italiaans, Nederlands, Deens, Zweeds).
Updates (macOS)
Hoe kan ik updaten?
macOS-builds bevatten een geautomatiseerde updatecontrole, terwijl iOS wordt bijgewerkt via de App Store.
Privacy & beveiliging (op hoofdlijnen)
- Klinische gegevens worden behandeld volgens de AVG- en HIPAA-vereisten.
- AI: prompts kunnen naar een derde partij worden verzonden.
Probleemoplossing
Ik kan niet meer patiënten toevoegen.
Controleer de licentiestatus in de Instellingen; de modus zonder licentie hanteert een laag patiëntenmaximum.
Documenten worden niet gesynchroniseerd.
Controleer of het abonnement op de opslag add-on actief is.
iCloud-wijzigingen verschijnen niet.
Bevestig dat iCloud is ingeschakeld in de app-instellingen en dat u bent ingelogd met dezelfde Apple ID. Zorg er bij delen voor dat de medewerker de uitnodiging heeft geaccepteerd en een compatibele build gebruikt.
AI mislukt of quotumfouten.
Controleer de licentiesleutel en internetverbinding; bekijk het tabblad AI voor quotumgegevens en foutteksten van de server.
Afspraakherinneringen worden niet verzonden.
Controleer of het abonnement op de herinneringen add-on actief is en of de herinneringskanalen zijn geconfigureerd (bijv. WhatsApp/Meta).
Widgets tonen geen gegevens.
Open de hoofd-app zodat deze de widget-snapshots kan verversen; controleer of u toekomstige afspraken of openstaande to-do’s heeft.
