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FAQ
Général
Qu’est-ce que TheraFiles ?
TheraFiles est un assistant de pratique clinique pour gérer les patients, les notes de séance, l’anamnèse structurée, les médicaments, les documents, les rendez-vous et la rédaction assistée par IA (sous la marque Thera AI dans l’interface). Il s’agit d’une application Apple native (macOS et iOS).
Quels appareils sont pris en charge ?
- macOS : ensemble complet de fonctionnalités, y compris l’importation de dossiers, CloudKit et la synchronisation des documents.
- iOS : flux de travail centré sur le patient avec synchronisation CloudKit, abonnements optionnels via l’achat intégré Apple, et widgets d’écran d’accueil pour les rendez-vous et les tâches.
Mes données constituent-elles un avis médical ?
TheraFiles est un outil de documentation et d’organisation. Le texte généré par l’IA est une aide et doit être relu par un clinicien qualifié. Il ne remplace pas le jugement professionnel.
Patients & dossier clinique
Comment travailler avec un patient ?
Sélectionnez un patient dans la barre latérale. L’écran de détail utilise des onglets (les libellés peuvent varier légèrement selon la langue) :
- Dossier — Notes d’évolution et blocs narratifs cliniques (p. ex. résumé clinique, plan de psychothérapie, notes de transmission).
- Rendez-vous — Planification et actions liées au calendrier.
- Documents — Fichiers rattachés au patient (avec options de synchronisation si configurées).
- Médicaments — Liste des médicaments et suivi des modifications.
- Historique — Un grand formulaire d’admission/anamnèse structuré avec de nombreuses sections (démographie, symptômes, risque, examen de l’état mental, etc.) ; les champs s’enregistrent automatiquement au fur et à mesure de la saisie.
- Thera AI — Outils d’IA liés au dossier de ce patient.
Que sont les notes d’évolution ?
Les notes prennent en charge des types tels que général et séance. Les notes de séance peuvent inclure des éléments de type CORE‑OM / CORE‑10 avec des assistants de cotation dans l’application.
Puis-je dicter ou transcrire des notes ?
Le dossier patient sur macOS prend en charge des flux de dictée/d’enregistrement reliés à la transcription par IA.
Puis-je importer du texte dans une note (p. ex. depuis un scan) ?
Oui — il existe des parcours d’OCR / importation de fichiers pour intégrer du texte externe aux flux de notes.
Documents & numérisation
À quoi servent les documents ?
Vous joignez des PDF/images (et types similaires) par patient, les catégorisez (lettres d’instructions, certificats, factures, etc.), les prévisualisez et, si vous le souhaitez, synchronisez des copies vers un stockage distant.
À quoi sert le scanner de documents ?
Sur macOS, DocumentScanner aide à capturer des scans et peut reconnaître des identifiants nationaux / d’assurance pour plusieurs régions (p. ex. AMKA en Grèce, identifiants de type CPR nordiques, identifiants de l’UE lorsque mis en œuvre), ce qui peut aider à l’appariement des patients et à la démographie.
Stockage, sauvegarde & synchronisation (documents)
TheraFiles peut synchroniser les documents des patients vers un stockage d’objets S3 natif, lié à l’abonnement/la licence lorsque cette option est activée.
À quelle fréquence la synchronisation s’exécute-t-elle ?
Une boucle en arrière-plan s’exécute toutes les quelques minutes et lors de l’envoi/téléchargement des modifications de documents.
Que se passe-t-il si j’atteins les limites de stockage ?
L’application affiche les conditions de capacité / quota (y compris l’utilisation du stockage géré). Vous pouvez voir des alertes lorsque l’espace est épuisé ou presque plein.
iCloud (CloudKit) & collaboration
Que fait la synchronisation iCloud ?
Avec la synchronisation iCloud activée, les métadonnées patient et les données du dossier peuvent se synchroniser via CloudKit entre vos appareils et prendre en charge le partage d’un patient avec des collaborateurs invités (flux de partage basé sur l’Apple ID).
iCloud est-il identique à la sauvegarde des documents (option de stockage) ?
Non. CloudKit gère le dossier patient structuré dans l’application ; l’option de stockage sert à la réplication/sauvegarde des fichiers de documents.
Thera AI & licences (macOS)
Que génère Thera AI ?
Les sorties typiques incluent des résumés cliniques, du texte de type plan de psychothérapie, des notes de transmission, ainsi que de la génération par lots lorsque de nouveaux patients sont détectés lors de l’importation. La progression peut être reflétée dans les notifications si elles sont activées.
Ai-je besoin d’une licence ?
Une licence inactive ou manquante est associée à une limite basse de patients (p. ex. 3 patients dans le code) avant l’utilisation complète. Une licence valide déverrouille le fonctionnement normal et s’intègre aux quotas d’IA lors de l’utilisation du service hébergé.
Que sont les quotas d’IA ?
Lors de l’utilisation du pipeline hébergé, l’application peut afficher l’utilisation mensuelle de génération par rapport aux limites renvoyées par votre licence.
Abonnements iOS (achat intégré)
Quels produits existent sur iOS ?
L’application définit des groupes d’abonnements tels que Core, Stockage et Rappels de rendez-vous (identifiants de produits mensuels/annuels dans IAPManager). Les droits sont vérifiés avec votre backend.
Les fonctionnalités correspondent-elles exactement à l’application Mac ?
iOS reprend le flux de travail patient principal et le comportement CloudKit ; certaines capacités réservées au Mac (p. ex. l’importation de dossiers) ne sont pas reproduites à l’identique sur iOS.
Rendez-vous & rappels
Que puis-je faire dans Rendez-vous ?
Créer et gérer des rendez-vous par patient (y compris des modes comme cabinet vs. d’autres paramètres dans le modèle), ajouter des notes de coût lorsque cela est demandé et intégrer des calendriers externes.
Google Calendar
Vous pouvez connecter Google Calendar et, si vous le souhaitez, synchroniser automatiquement les rendez-vous ; les événements peuvent être ouverts ou supprimés en coordination avec l’API de Google.
Rappels aux patients (e-mail / WhatsApp / SMS)
Des canaux de rappel de rendez-vous optionnels existent ; de nombreux parcours sont conditionnés par une option Rappels de rendez-vous vérifiée selon votre statut d’abonnement/de licence. Des scripts côté serveur dans le dépôt gèrent l’envoi (p. ex. WhatsApp/Meta) sans utiliser votre propre numéro de téléphone.
Tâches, notifications & widgets
Liste de tâches
Vous pouvez gérer des tâches par patient ; l’interface macOS peut ouvrir la liste depuis les notifications ou les raccourcis. Les éléments terminés peuvent expirer/être purgés selon un minuteur.
Widgets iOS
Rendez-vous et Tâches lisent des données partagées de snapshot de widget et se rafraîchissent selon une chronologie (p. ex. environ 15–30 minutes).
Notifications
L’application peut demander l’autorisation pour la complétion par IA, les rappels et des événements similaires lorsqu’ils sont activés dans les réglages.
Points clés des réglages (macOS)
Général — Langue, apparence (p. ex. préréglage de densité compacte), notifications, bascule iCloud, onboarding, messages d’export CSV, etc.
Thérapeute — Champs de profil utilisés pour les lettres et l’identité professionnelle (nom, licence, adresse, logo/marque lorsque pris en charge).
Modèles — Personnalisation des invites supplémentaires pour l’IA / les documents.
Langue & accessibilité
Localisation
L’application est disponible dans plusieurs langues (p. ex. anglais, grec, allemand, français, espagnol, italien, néerlandais, danois, suédois).
Mises à jour (macOS)
Comment mettre à jour ?
Les versions macOS intègrent une vérification automatique des mises à jour, tandis que les mises à jour iOS se font via l’App Store.
Confidentialité & sécurité (vue d’ensemble)
- Les données cliniques sont traitées conformément au RGPD et aux exigences HIPAA.
- IA : les invites peuvent être envoyées à des tiers.
Dépannage
Je ne peux pas ajouter d’autres patients.
Vérifiez le statut de la licence dans les réglages ; le mode sans licence impose une limite basse de patients.
Les documents ne se synchronisent pas.
Vérifiez que l’abonnement à l’option de stockage est actif.
Les modifications iCloud n’apparaissent pas.
Confirmez que iCloud est activé dans les réglages de l’application et que vous êtes connecté au même Apple ID. Pour le partage, assurez-vous que le collaborateur a accepté le partage et utilise une version compatible.
Échec de l’IA ou erreurs de quota.
Confirmez la clé de licence et la connectivité Internet ; consultez l’onglet IA pour les relevés de quota et le texte d’erreur renvoyé par le serveur.
Les rappels de rendez-vous ne s’envoient pas.
Confirmez que l’abonnement à l’option de rappels est actif et que les canaux de rappel sont configurés (p. ex. WhatsApp/Meta).
Les widgets affichent des données vides.
Ouvrez l’application principale afin qu’elle puisse actualiser les snapshots de widgets ; vérifiez que vous avez des rendez-vous à venir ou des tâches en attente.
